Excelには「重複の削除」機能がありますが、最初から押すのはおすすめしません。
Microsoftも、重複する値を削除する前に、まず一意の値のフィルターや条件付き書式で期待どおりの結果になるか確認することを勧めています。また、重複削除はデータを完全に削除するため、元の範囲やテーブルを別シート・別ブックへコピーすることも推奨されています。
安全な順番は、見つける → 残す行を決める → コピーを取る → 削除するです。
まず「何を重複とするか」を決める
次の2行を見てください。
001,田中太郎,tanaka@example.com
002,田中太郎,taro@example.com
名前は同じですが、IDもメールも違います。
名前だけで重複削除すると、別人を消す可能性があります。
重複の定義は、
- 顧客IDが同じ
- メールアドレスが同じ
- 注文番号が同じ
- すべての列が同じ
など、業務によって変わります。
1. まず重複を強調表示する
Excelでは条件付き書式で重複値を目立たせられます。
Microsoft公式でも、重複値の強調表示、フィルター、重複の削除は別の機能として案内されています。
まず削除せず、どの値が重複しているかを目で確認します。
2. 残す行を決める
重複が見つかっても、どの行を残すかは別問題です。
たとえば、
C001,田中商店,旧住所
C001,田中商店,新住所
なら、単純に最初の行を残せばよいとは限りません。
Microsoftの「重複の削除」は、重複と判断された場合に最初に現れた値を保持し、後の同じ値を削除します。
そのため、削除前に並び順も含めて「どのレコードが正本か」を確認します。
3. 元データをコピーする
重複削除は、一時的な非表示ではありません。
Microsoft公式は、重複値の削除は完全な削除であり、先に元データを別シートや別ブックへコピーすることを勧めています。
少なくとも、
customers_original.xlsx
customers_dedup_20260913.xlsx
のように元ファイルを残します。
4. 「重複の削除」で使う列を選ぶ
Excelの「重複の削除」では、どの列を重複判定に使うか選びます。
ここが重要です。
たとえば、
- 顧客ID
- 顧客名
- メール
の3列があり、「顧客ID」だけを選択した場合、顧客IDが同じ行が重複と判断されます。
Microsoft公式では、選択した列が重複を探すためのキーになり、重複が見つかると選択しなかった列を含む行全体が削除されると説明されています。
つまり、列選択は「どの列だけ消すか」ではなく、何を同じレコードと判定するかの指定です。
5. 削除後の件数を確認する
削除後は、Excelが削除した重複件数と残った一意値件数を表示します。
ここで終わらせず、
- 削除前件数
- 削除件数
- 削除後件数
を確認します。
業務データなら、削除対象のID一覧も残しておくと後から追えます。
同姓同名と完全重複を分ける
重複削除で特に危険なのは、「同じに見える」と「同じレコード」を混同することです。
同姓同名
田中太郎 / tanaka1@example.com
田中太郎 / tanaka2@example.com
別人の可能性があります。
完全重複
C001,田中太郎,tanaka@example.com
C001,田中太郎,tanaka@example.com
完全コピーの可能性が高いです。
完全重複なら自動処理しやすくても、名寄せが必要なデータは人間確認を残したほうが安全です。
まとめ
Excelの重複削除は便利ですが、ボタンを押す前の設計が重要です。
- 重複の定義を決める
- まず強調・フィルターで確認する
- 残す行を決める
- 元データをコピーする
- 重複判定に使う列を選ぶ
- 削除後の件数を確認する
「重複の削除」は、データクリーニングの最初ではなく、確認が終わった後の最後の操作として使うのが安全です。
参考一次資料
- Microsoft Support: 重複しない値を抽出する、または重複する値を削除する
https://support.microsoft.com/ja-jp/excel/get-started/filter-for-unique-values-or-remove-duplicate-values
