毎月2時間かかる作業を見ると、 これを自動化できないか と考えます。 しかし、その2時間の中に「そもそも不要な作業」が混ざっていれば、自動化する前に消した方が早いです。 1. やめる 最初に、 この作業は本当に必要か を見ます。 誰も読まない報告書、使われない集計、昔のルールだけで続いている二重入力。 不要ならゼロにで...
仕事の整理・改善
仕事の整理・改善の記事一覧
AIやノーコード、スクリプトで多くの仕事を自動化できます。 しかし、「自動化できる」と「自動化した方が得」は別です。 例外が多い 通常ルートより例外処理の方が多い仕事は、自動化が複雑になります。 10件中8件は人が判断 なら、無理に全自動にせず、入力整理や候補作成だけ機械に任せる方が安定する場合があります。 人の判断が...
「一番時間がかかる工程＝ボトルネック」と考えると、改善場所を間違えることがあります。 見るべきなのは、その工程が全体の流れを止めているかです。 1. 処理時間 もちろん、1件60分かかる工程は候補です。 ただし1日1件しか来ないなら、全体を詰まらせていない場合があります。 2. 待ち時間 処理は5分でも、承認に2日かか...
仕事を速くしたいとき、最も時間のかかる作業だけを改善しようとしがちです。 しかし、業務全体が遅い原因は別の場所にあることがあります。 まず「待ち」を探す 処理時間5分でも、承認待ちで3日止まるなら、実際のリードタイムを支配しているのは待ちです。 返答待ち 承認待ち ファイル待ち 入金確認待ち システム処理待ち を探しま...
短い仕事なら3行メモで十分です。 しかし、数時間～数日にまたがる調査、記事制作、開発、資料作成では、もう少し情報を残した方が再開が速くなります。 進捗位置 最初に、 10記事中6記事までQA完了 のように、全体のどこまで進んだかを書きます。 「だいたい半分」ではなく、番号や件数を使います。 次の操作 再開直後の操作を1...
仕事を途中で止めた翌日、 どこまでやったっけ？ から始まることがあります。 ファイルを開き、メールを読み、前の会話を探し、10分後にやっと思い出す。 これを減らすために、終業時や中断時に3行だけ残します。 1行目：現在地 Current：Sprint3 8記事の初稿まで完了 のように、今どこまで終わっているかを書きます...
メールを送った。 確認依頼を出した。 その瞬間、「自分の作業は終わった」と感じます。 しかし案件自体は終わっていません。 返答待ちは、送った直後が一番忘れやすい仕事です。 最低4項目だけ残す 待ち仕事には、 誰に いつ 何を頼んだか いつ再確認するか を残します。 たとえば、 |相手|依頼日|内容|再確認日| |---...
タスクリストを開いたのに、 A社の返答待ち 上司の確認待ち システム処理待ち ばかり並んでいると、「結局いま自分は何をすればよいか」が見えません。 そこで、自分が動ける仕事と待つ仕事を分けます。 NEXT：自分が次に動ける 例： A社へ確認メールを送る 請求書を修正する CSVをアップロードする 自分が今すぐ実行できま...
タスク管理を続けるほど、完了した仕事が増えます。 達成感はありますが、実務で重要なのは「何を終えたか」より、何がまだ閉じていないかです。 完了履歴と作業一覧を分ける 1年前の完了タスクまで同じ一覧に残っていると、今やる仕事が埋もれます。 作業画面では、 未処理だけ表示 にします。 完了履歴は消さず、別ビューや別シートへ...
「次に何をすればいいか書こう」と言われても、そもそも決められない仕事があります。 その場合、細かくタスク分解する前に、仕事が止まっている理由を3種類に分けます。 1. 確認不足 情報が足りない状態です。 たとえば、 新しい請求書ツールを導入する としても、 今の請求件数 必要な機能 月額予算 既存データを移せるか が分...
