タスクリストに、 ホームページ改善 確定申告 新商品 ○○社対応 と書いてあっても、すぐ動けないことがあります。 これは「仕事の名前」であって、「次にする動作」ではないからです。 案件名はタスクではない 「ホームページ改善」を見ても、 何を どこまで 今すぐ やるのか分かりません。 次回アクションにすると、 トップ画像...
仕事の整理・改善
仕事の整理・改善の記事一覧
手順書は、操作をたくさん書けばよいわけではありません。 実際に使える手順書は、「次に何をすればよいか」で止まらないように作られています。 対象を1つの作業に絞る 「経理業務の手順書」のように広くすると、読む側が必要な場所を探すだけで疲れます。 たとえば、 請求書を発行する CSVをシステムへ取り込む 月末の売上を集計す...
AIエージェントを使うとき、 毎回確認する では効率が出ません。 しかし、 AIが必要だと思ったら全部実行してよい では事故時の影響が大きくなります。 そこで、操作を3段階に分けます。 Green：低リスクなので自動実行 例： データを読む 情報を分類する 下書きを作る ローカルな作業用ファイルを作る 既存データを変更...
AIエージェントへ仕事を任せるとき、「何でも毎回確認」では自動化になりません。 逆に「全部自動」では、1回の判断ミスがそのまま外部へ反映されます。 実務では、読む・下書きする・実行するを分けると設計しやすくなります。 読むだけと実行する操作は違う メールを読む、ファイル一覧を見る、在庫を確認する。 これらは状態を変えな...
同じWordファイルを編集するたびに、 提案書_v01.docx 提案書_v02.docx 提案書_v03.docx と増やす方法があります。 一方、OneDriveでは同じファイルを編集し続けても、以前のバージョンへ戻せます。 どちらか一方が正しいのではなく、用途が違います。 OneDriveのバージョン履歴が向くケ...
提案書_最終.docx を直して、 提案書_最終_修正版.docx になり、さらに、 提案書_最終_修正版2_本当の最終.docx になる。 これはよくある版管理事故です。 ファイル名に情報を詰め込みすぎない ファイル名で最低限分かればよいのは、 何のファイルか いつのものか 何版か 程度です。 担当者名、状態、顧客名...
バックアップソフトに「成功」と表示されていても、それだけでは安心できません。 本当に必要なのは、事故が起きたときに必要なデータを戻せることです。 バックアップ成功と復元成功は別 バックアップ処理が完了していても、 保存先が壊れている 暗号化キーが分からない 古すぎる 必要なフォルダーが対象外 戻したファイルをアプリで開...
バックアップというと、「外付けSSDにコピーしているから大丈夫」「OneDriveに同期しているから大丈夫」と考えがちです。 しかし、個人事業や小さな会社では、巨大な仕組みより先に、何が消えたら仕事が止まるかを整理した方が実用的です。 まず「消えたら困るもの」を列挙する 最初に対象を分けます。 顧客データ 会計・請求デ...
納品前に最も避けたい事故の1つが、成果物と一緒に秘密情報を渡してしまうことです。 APIキーやアクセストークンは、目立つファイルだけに入っているとは限りません。 APIキー・トークン まず検索したいのは、 APIキー アクセストークン パスワード 秘密鍵 接続文字列 です。 GitHubのSecret Security...
成果物をZIPで渡すとき、中身が正しくても「どれを開けばいいか分からない」と納品品質は下がります。 受け手が最初の30秒で理解できる構成にしておくと、質問の往復も減ります。 ZIP直下を散らかさない 悪い例は、ZIPを開いた瞬間に20個のファイルが並ぶ状態です。 できれば、1つのルートフォルダーを置き、その中を整理しま...
