同じWordファイルを編集するたびに、
提案書_v01.docx
提案書_v02.docx
提案書_v03.docx
と増やす方法があります。
一方、OneDriveでは同じファイルを編集し続けても、以前のバージョンへ戻せます。
どちらか一方が正しいのではなく、用途が違います。
OneDriveのバージョン履歴が向くケース
Microsoftは、OneDriveやSharePointに保存されたファイルについて、以前のバージョンを確認・復元できるバージョン履歴を提供しています。
作業中の文書なら、
- 同じURL・同じファイルを共有したい
- 共同編集したい
- 誤編集から戻したい
- コピーを大量に増やしたくない
場合に向いています。
ファイル名の版管理が向くケース
一方で、
- 顧客へ提出する
- メール添付する
- 納品ZIPへ入れる
- 監査証跡として固定したい
ファイルは、明示的な版番号を付けたコピーの方が扱いやすくなります。
相手へ送った v1.2 を後からクラウド上で書き換えてしまうと、「相手が持っている版」と「現在のファイル」が一致しなくなります。
作業中と納品後を分ける
実務では、
作業中
OneDrive上の1ファイルを更新
バージョン履歴で過去に戻せる
レビュー時
大きな節目だけ
v0.9-reviewなど固定版を作る
納品時
v1.0として別ファイルを固定
という使い分けが分かりやすいです。
OneDriveで以前の版へ戻す
Microsoftの現行案内では、OneDrive上で対象ファイルを選び「バージョン履歴」から過去の版を確認し、復元できます。
Officeファイルだけでなく、PDFや写真など各種ファイルでもバージョン履歴が利用できます。
Microsoftの現行案内では、バージョン履歴はすべてのファイル種類で利用できるとされています。ただし、保持期間や利用可否はアカウント種別・管理者設定などの条件を確認してください。
バージョン履歴は万能なバックアップではない
バージョン履歴は誤編集から戻すには便利ですが、「業務全体のバックアップ」と同じではありません。
Microsoft 365ではOneDrive全体を過去の状態へ戻す機能もありますが、保持期間や契約条件があります。
重要データは、版管理とは別にバックアップ設計を持った方が安全です。
使い分けを1行で決める
小さな事業なら、
作業中はクラウド履歴、外へ渡す版はファイル名で固定
と決めるだけでも混乱が減ります。
参考
- Microsoft Support: OneDriveに保存されているファイルの以前のバージョンを復元する
https://support.microsoft.com/ja-jp/onedrive/restore-a-previous-version-of-a-file-stored-in-onedrive - Microsoft Support: OneDriveを復元する
https://support.microsoft.com/ja-jp/onedrive/restore-your-onedrive
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