遅れているときの進捗報告で避けたいのは、原因説明だけが長くなって、結局いつ終わるのか分からない状態です。 遅延報告では、 現在の遅れ → 原因 → 影響 → 回復策 → 相手に頼みたいこと の順に分けます。 最初に遅れを具体化する 当初は9月14日完了予定でしたが、現時点では約1日遅れています。 件数で示せるなら、 5...
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メール・ビジネス連絡の記事一覧
進捗報告は、やったことを全部並べる作業日記ではありません。 受け手が知りたいのは、まず今どんな状態かです。そのあとに、なぜそう判断できるか、次に何をするかを続けます。 基本形は、 状態 → 根拠 → 次のアクション の3つです。 最初に状態を書く 最初の1行で、たとえば「順調」「遅延」「判断待ち」「相手待ち」「完了」の...
日程調整メールで往復が増える原因は、敬語より判断材料が足りないことです。 「ご都合のよい日時を教えてください」だけだと、相手は候補を考え、こちらは再び確認し、場所や所要時間をもう一度聞くことになります。 最初の1通で、相手がその場で選べる状態を作ります。 最初のメールに入れる情報 日程調整なら、最低限次の5つをまとめま...
支払期限を過ぎても入金が確認できない。 このとき最初の連絡では、相手の意図を決めつけず、確認できている事実だけを短く伝える方が使いやすくなります。 最初は「確認」のトーンで送る 未入金には、 振込済みだが名義違い 処理中 請求書未着 社内承認遅延 単純な見落とし など複数の原因があります。 最初から責める文章にしない方...
「支払期限を過ぎている」と思っても、いきなり催促メールを送らない方が安全です。 すでに入金されているのに照合できていないだけ、ということがあります。 請求番号を確認する 相手へ送った請求書そのものを開きます。 請求番号 発行日 対象期間 を確認します。 似た金額の別請求と混ぜないためです。 請求金額を確認する 税込金額...
依頼メールを送ったあと、 いつまでですか？ どの形式ですか？ 何を返せばいいですか？ と往復が続くことがあります。 依頼側で必要事項をまとめておくと減らせます。 件名で「依頼」と内容を出す 例： 【確認依頼】9月請求書の金額確認（9/18まで） 件名だけで、 何の依頼か 期限があるか が分かります。 1. 目的 最初に...
