「支払期限を過ぎている」と思っても、いきなり催促メールを送らない方が安全です。
すでに入金されているのに照合できていないだけ、ということがあります。
請求番号を確認する
相手へ送った請求書そのものを開きます。
- 請求番号
- 発行日
- 対象期間
を確認します。
似た金額の別請求と混ぜないためです。
請求金額を確認する
税込金額・税抜金額を取り違えていないか。
値引き・相殺・前受金がないか。
送付後に請求書を差し替えていないかも確認します。
支払期限を見る
「月末払い」と思い込まず、実際に送った請求書の期限を確認します。
休日対応などの運用がある場合は、自社・相手との取り決めを確認します。
銀行明細を再確認する
請求先企業名と振込名義が違うことがあります。
- 代表者個人名
- 親会社名
- 経理代行名
- カナ略称
などです。
金額だけでなく、入金日・名義も見ます。
合算・分割・手数料を確認する
複数請求をまとめて振り込む相手もいます。
逆に分割入金もあります。
振込手数料を差し引いているケースなど、差額がある場合は原因を確認します。
送信先が正しいか
担当者が異動していたり、経理窓口が別だったりする場合があります。
過去のやり取りを見て、現在の連絡先を確認します。
確認結果を記録する
催促前に、
9/14 入金明細確認・該当なし
請求No.1234 / 55,000円 / 9/10期限
のように残します。
後から二重催促を防げます。
未入金対応では、文面を強くする前に、自社側の請求・入金記録を再照合して誤催促を避けることが重要です。その後の法的対応や遅延損害金などは、契約条件や専門家への確認が必要な別論点です。
