進捗報告は、やったことを全部並べる作業日記ではありません。
受け手が知りたいのは、まず今どんな状態かです。そのあとに、なぜそう判断できるか、次に何をするかを続けます。
基本形は、
状態 → 根拠 → 次のアクション
の3つです。
最初に状態を書く
最初の1行で、たとえば「順調」「遅延」「判断待ち」「相手待ち」「完了」のどれかを示します。
状態：予定どおり進行中です。
「進めています」だけでは、予定どおりなのか遅れているのか分かりません。
根拠を1〜2個だけ書く
根拠：20件中14件まで確認済みです。残り6件は9月16日に確認予定です。
「かなり進みました」のような感覚表現より、受け手が現在地を判断できる情報を置きます。
次のアクションを書く
次：残り6件を確認後、9月16日 17:00までに最終版を共有します。
ここまであると、受け手は次の報告をいつ待てばよいか分かります。
順調なときの例
状態：予定どおり進行中です。
根拠：全30ページのうち22ページまで校正済みです。
次：残り8ページを確認し、9月16日午前に完成版を共有します。
判断待ちのときの例
状態：仕様確認待ちで作業を止めています。
根拠：A案とB案で納品形式が変わるため、現時点では確定できません。
次：本日15時までにA/Bどちらで進めるかご確認ください。回答後、2時間程度で作業を再開できます。
「止まっています」だけではなく、何が決まれば再開できるかまで書きます。
数字がない仕事でも工程で根拠を作る
件数で測れない仕事なら、「調査完了」「構成確定」「初稿完成」「レビュー待ち」「修正中」のように工程を区切ります。
状態：初稿完成、レビュー待ちです。
根拠：本文と図表は完成し、現在は担当者確認に回しています。
次：9月17日の回答後、修正を反映して納品します。
進捗報告テンプレート
件名：【進捗】○○案件 / 9月14日時点
状態：
根拠：
次のアクション：
次回報告予定：
進捗報告の目的は作業量をアピールすることではありません。現在地と次の一手を共有し、相手が追加確認しなくても状況判断できるようにすることです。
