依頼メールを送ったあと、
いつまでですか？
どの形式ですか？
何を返せばいいですか？
と往復が続くことがあります。
依頼側で必要事項をまとめておくと減らせます。
件名で「依頼」と内容を出す
例：
【確認依頼】9月請求書の金額確認（9/18まで）
件名だけで、
- 何の依頼か
- 期限があるか
が分かります。
1. 目的
最初に1〜2行で、
9月分の請求確定のため、金額確認をお願いします。
と書きます。
長い背景説明から始めると、何を求められているか分かりにくくなります。
2. お願いする作業
添付ExcelのD列「請求金額」を確認してください。
のように、相手がする動作を具体化します。
「ご確認ください」だけでは、何を確認するか曖昧です。
3. 期限
9月18日 15:00まで
など、必要なら日時まで書きます。
「なるべく早く」は人によって解釈が違います。
4. 成果物・返し方
修正がなければ「問題なし」と返信
修正があればExcelへコメントを追加
のように、返し方を決めます。
5. 返信してほしいこと
質問が複数あるなら番号を振ります。
- 金額は正しいか
- 請求先はA社でよいか
- 支払期限は10/31でよいか
相手も番号で返答できます。
資料リンクを近くに置く
必要なファイル・URLは本文の依頼箇所の近くに置きます。
「以前送ったフォルダーです」だけでは、相手が探す必要があります。
長い背景は後ろへ
必要なら、
参考：今回の経緯
として後半に置きます。
そのまま使える依頼メールの型
件名：【○○依頼】対象（期限）
○○様
お世話になっております。
【目的】
○○のため、下記の確認をお願いします。
【お願いしたいこと】
1. ○○を確認
2. ○○を記入
【期限】
○月○日 ○時まで
【返してほしいもの】
修正なし：このメールへ「問題なし」と返信
修正あり：添付ファイルへコメントを入れて返信
【資料】
URL：
添付：
よろしくお願いいたします。
記入例
件名：【確認依頼】9月請求金額の確認（9/18 15:00まで）
山田様
お世話になっております。
9月分の請求確定のため、添付Excelの内容確認をお願いします。
1. D列「請求金額」
2. E列「請求先名」
期限：9月18日 15:00まで
修正がなければ「問題なし」とご返信ください。
修正がある場合は、該当セルへコメントを入れてご返信ください。
資料：9月請求確認.xlsx
よろしくお願いいたします。
送信前の5秒チェック
- 件名だけで依頼内容が分かる
- 相手がする動作が書いてある
- 期限が必要なら日時がある
- 成果物・返し方が分かる
- 添付・URLが実際に付いている
依頼メールの最初に必要なのは、文章の丁寧さより、相手が次に何をすればよいかが一度で分かることです。
