結論からいうと、メール添付PDFやWebサイトからダウンロードした請求書・領収書などが電子取引データに当たる場合、印刷した紙だけを残して電子データを捨てる運用にはしません。
2024年1月以後の電子取引データは、電子帳簿保存法のルールに従って電子データのまま保存するのが原則です。
何が「電子取引データ」になるのか
国税庁は、紙でやり取りしていれば保存が必要になる、
- 注文書
- 契約書
- 送り状
- 領収書
- 見積書
- 請求書
などに相当する情報を電子的にやり取りした場合、そのデータを保存対象としています。
たとえば、
- メール添付のPDF請求書
- クラウド請求サービスで受領した請求書
- ECサイトからダウンロードした領収書
- Web画面から取得した利用明細
などです。
受け取ったデータだけでなく、対象となる取引情報を電子的に送った場合も保存対象になります。
全メールを保存するわけではない
国税庁Q&Aでは、メールに取引情報そのものが書かれている場合はそのメールを保存する必要があります。
一方、取引情報が添付ファイルだけに入っている場合は、対象となる添付ファイルを保存する扱いが示されています。
つまり、
メール本文：単なる「添付しました」の連絡
添付PDF：請求内容の本体
なら、取引情報の本体であるPDFを確実に保存することが重要です。
紙へ印刷するのは補助としては可能
電子取引データを紙へ印刷すること自体は禁止されていません。
しかし、国税庁は「PDF等のデータで受け取ったときは、そのデータもルールに基づいて保存する必要がある」と案内しています。
「紙へ印刷したから元PDFは削除」という運用にはしません。
紙で受け取った領収書は別
紙で受け取った領収書を必ずPDF化する、という制度ではありません。
紙で受け取った書類を電子化して原本の代わりに保存するのは「スキャナ保存」という別の制度です。
電子取引データ保存と混同しないようにします。
保存場所を1か所に集める
実務では、受信箱・ダウンロードフォルダ・複数クラウドに散らしたままにしない方が安全です。
たとえば、
電子取引
└─ 2026
├─ 01
├─ 02
└─ 09
のように保存先を決めます。
保存先は1つの方法に固定する必要はありませんが、「どこを探せば全件あるか」を説明できる状態にします。
改ざん防止と検索のルールもある
電子取引データ保存では、単にフォルダへ置くだけでなく、改ざん防止や検索などの要件があります。
専用システムを使わない方法として、国税庁は事務処理規程を定める方法や、表計算ソフト等で索引簿を作る方法なども案内しています。
一定の場合には検索要件が緩和されるほか、要件どおりの保存が困難なことに相当の理由がある場合の猶予措置もあります。
ただし、猶予措置があるから「紙だけでよい」という意味ではありません。対象データそのものは保存しておきます。
最初にやること
電子取引保存を始めるなら、
- メール・Web・クラウドで受け取る請求書類を洗い出す
- 保存先を決める
- ファイル名または索引簿で探せる仕組みを作る
- 改ざん防止の運用を決める
- 毎月「取り込み漏れ」がないか確認する
という順にすると整理しやすくなります。
参考
- 国税庁「電子帳簿等保存制度特設サイト」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/index.htm - 国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf - 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/index.htm
