SOPは「Standard Operating Procedure」の略で、繰り返し行う業務を一定のやり方で実行するための手順を文書化したものです。
言葉だけ見ると大企業向けに見えますが、小さな事業でも「毎月必ず同じ順でやる仕事」には使えます。
SOPは「毎回同じ品質で実行する」ための文書
米国EPAのSOPガイダンスでは、SOPは組織内の反復的な業務を文書化し、一貫した実施を支えるものとして扱われています。
小さな事業で言えば、
- 月末の請求処理
- 商品発送前の確認
- 顧客データの取り込み
- バックアップ
- 納品前チェック
のような仕事です。
手順書との違い
実務上は、SOPと手順書を厳密に分けなくても構いません。
ただ、整理すると、
SOP
- いつ開始するか
- 誰が担当するか
- 何を確認するか
- 例外時はどうするか
- 何をもって完了とするか
まで含める。
手順書
- 画面Aを開く
- ボタンBを押す
- 項目Cを入力する
という操作手順を細かく説明する。
という使い分けがしやすいです。
マニュアルとの違い
マニュアルは、SOPや手順書を含む「もっと広い説明書」と考えると分かりやすいです。
業務の背景、考え方、FAQ、トラブル対応、用語説明までまとめるならマニュアル向きです。
一方、毎月の請求処理を迷わず実行するだけなら、巨大なマニュアルより1枚のSOPの方が使われます。
SOPに向く業務
向いているのは、
- 頻度が高い
- 抜け漏れが起きる
- 順番が重要
- 担当者が変わる
- 例外がある程度パターン化できる
仕事です。
反対に、年1回しかなく毎回条件が大きく違う仕事、創造的判断が中心の仕事は、細かいSOPにしすぎると逆に使いにくくなります。
小さな事業では「全部SOP化」しない
まず事故が多い仕事だけで十分です。
「毎回忘れる」「人によってやり方が違う」「後戻りが多い」業務から1つ選び、A4一枚程度から始めます。
SOPは文書を増やすことが目的ではありません。
仕事を止めず、同じ失敗を繰り返さないための道具として使うのが実用的です。
あわせて確認
参考
- US EPA: Guidance for Preparing Standard Operating Procedures
https://www.epa.gov/quality/guidance-preparing-standard-operating-procedures
