毎月2時間かかる作業を見ると、
これを自動化できないか
と考えます。
しかし、その2時間の中に「そもそも不要な作業」が混ざっていれば、自動化する前に消した方が早いです。
1. やめる
最初に、
この作業は本当に必要か
を見ます。
誰も読まない報告書、使われない集計、昔のルールだけで続いている二重入力。
不要ならゼロにできます。
自動化して5分にするより、やめれば0分です。
2. 減らす
毎日やっている仕事を週1回にできないか。
10項目入力しているものを5項目にできないか。
頻度や項目数を減らします。
3. まとめる
同じ作業を都度行うより、
1件ずつ処理 → 1日2回まとめて処理
にした方が切り替えコストが減ることがあります。
4. 標準化する
自動化は、入力と手順が安定しているほど作りやすくなります。
- ファイル名を統一
- 列名を統一
- 保存先を固定
- 判断ルールを明文化
します。
毎回条件が違う業務を、そのまま自動化しようとすると例外処理だらけになります。
5. 最後に自動化する
ここまでやって残った繰り返し作業が、自動化候補です。
たとえば請求処理なら、
Before
各担当からバラバラのExcelを受け取る
転記する
金額を修正する
PDF化する
メールする
整理後
共通フォーマットで入力
必須項目を固定
集計ルールを統一
まで整えれば、その後のPDF生成や送信準備を自動化しやすくなります。
自動化対象は「最後に残った面倒」
Lean Enterprise Instituteは、顧客に必要な価値を、より少ない資源とムダで生み出し、仕事のflowや品質を継続的に改善する考え方を説明しています。
現在の非効率な手順をそのまま高速化すると、不要な仕事を高速で続けるだけになることがあります。
本サイトでは、実務上の整理手順として、
やめる
減らす
まとめる
標準化する
自動化する
の順で考えます。これはLean公式の5原則そのものではなく、不要作業を先に減らす考え方を小さな事業向けに落とした実務フレームです。
参考
- Lean Enterprise Institute: What is Lean Thinking?
https://www.lean.org/explore-lean/what-is-lean/
