Word文書を修正したあとで、
変更履歴をオンにしていなかった
と気付くことがあります。
元ファイルと修正版の2つが残っていれば、Wordの比較機能で差分を確認できます。
比較機能を使う場面
- 変更履歴を付け忘れた
- メールで戻ってきた修正版との差を見たい
- v1.0とv1.1を比較したい
- 誰かが直接編集した文書を確認したい
場面に向いています。
原本と改訂版を選ぶ
Wordデスクトップ版では、［校閲］→［比較］から2つの文書を指定できます。
Microsoftの現行案内では、Original documentとRevised documentを選び、差分を比較します。
差分は第三の文書に表示できる
Microsoftの現行案内では、Wordの比較結果は既定で新しい第三の文書へ表示されます。
既定の表示先を新しい文書にすれば、比較元の2文書を変更せずに、追加・削除・変更を変更履歴のような形で確認できます。比較結果の表示先を元文書や改訂文書へ変更する設定もあるため、原本保護を優先するなら新しい文書を選びます。
これは安全上かなり重要です。
何を比較するか設定できる
Wordでは比較設定で、
- テキスト変更
- コメント
- 書式
など、比較対象を選べます。
文字単位か単語単位かを選べる環境もあります。
大量修正なら、何を見たいか先に決めると確認しやすくなります。
元文書は固定して残す
比較前に、
契約書_v1.0.docx
契約書_v1.1.docx
のように2つを固定しておきます。
比較結果まで元ファイルへ上書きすると、どれが原本だったか分からなくなります。
変更履歴とは役割が違う
変更履歴は「編集している最中」に変更を記録します。
比較は「すでに2ファイルに分かれた後」に差を見る機能です。
変更履歴がなくても、2版が残っていれば比較できます。
比較結果も最後は人が見る
Wordが差分を抽出しても、
- 意図した変更か
- 数字が正しいか
- 表の崩れがないか
- 変更漏れがないか
は人が確認します。
比較機能は「正しさを保証する機能」ではなく、差分を見つけやすくする機能として使うのが安全です。
参考
- Microsoft Support: Compare document differences using the legal blackline option
https://support.microsoft.com/en-us/word/compare-document-differences-using-the-legal-blackline-option
