未入金管理で一番危険なのは、「入金がないこと」より誰も気付かないまま時間が過ぎることです。
請求書を送ったら、発行済みファイルだけでなく「回収状態」を一覧で持ちます。
最低限8列あれば追える
|請求番号|取引先|請求額|支払期限|入金額|残額|状態|次回確認日|
|---|---|---:|---|---:|---:|---|---|
|INV-260901|A社|110,000|9/30|0|110,000|未入金|10/1|
|INV-260902|B社|55,000|9/20|55,000|0|入金済|—|
|INV-260903|C社|88,000|9/25|44,000|44,000|一部入金|9/27|
請求番号をキーにすると、請求書PDFやメールと結び付けやすくなります。
「未入金」と「期限前」を分ける
支払期限前の請求まで赤くすると、本当に確認が必要なものが埋もれます。
状態を、
- 請求済・期限前
- 未入金・期限超過
- 一部入金
- 確認中
- 入金済
のように分けます。
残額は請求額から入金額を引く
Excelなら、
=請求額-入金額
で残額を持ちます。
一部入金がある取引を「未入金0/1」だけで管理すると、残り金額を見落とします。
入金確認は振込名義も見る
取引先名と銀行の振込名義が一致しないことがあります。
たとえば、
請求先：株式会社青空
振込名義：アオゾラ（カ
のようなケースです。
入金額だけで自動的に照合できない場合は、「入金候補」として確認してから消し込みます。
合算・分割・手数料の差額を別扱いにする
1回の入金で複数請求をまとめる取引先や、分割入金になる取引もあります。
差額が出たときに請求書を勝手に「入金済」にせず、
状態：確認中
理由：2請求の合算入金の可能性
のように残します。
毎日見る必要はない。確認日を決める
入金頻度が高くない小規模事業なら、
- 毎週月曜
- 支払期限翌日
- 月末締め時
など、確認する日を決めます。
重要なのは、担当者の記憶ではなく「次回確認日」が表に残っていることです。
入金済みになったら消さずに閉じる
入金確認後に行を削除すると、後で「いつ入ったか」を追えません。
状態：入金済
入金日：9/20
入金額：55,000
として履歴を残します。
未入金管理の完成条件
□ すべての請求に請求番号がある
□ 支払期限が空欄になっていない
□ 入金額と残額を分けている
□ 期限超過を一覧で抽出できる
□ 確認中の理由が書いてある
□ 次回確認日がある
□ 入金済みも履歴として残す
未入金管理は、催促文を書くところから始めるのではありません。
どの請求が、いつまでに、いくら入る予定で、今いくら残っているかを見える状態にすることが最初です。
