FAQの目的は、文章をたくさん置くことではありません。 読者が、 自分の質問を見つける → 結論を読む → 次の行動が分かる 状態を作ることです。 1問に1つだけ答える 悪い例： 支払い、領収書、キャンセルについて教えてください 分けます。 Q. 支払方法は何がありますか？ Q. 領収書を発行できますか？ Q. キャン...
文書品質・レビュー
文書品質・レビューの記事一覧
FAQをゼロから考えると、会社が説明したいことばかり並びやすくなります。 最初のFAQは、実際に来た問い合わせから作る方が外しにくくなります。まず全部を網羅しようとせず、よく出る質問を10件に絞ります。 直近の問い合わせを集める 対象期間を決めて、メール、問い合わせフォーム、チャット、電話メモ、サポート履歴から問い合わ...
引継ぎで漏れやすいのは、完成した手順書より現在進行中の仕事です。 「この業務はこう進める」という説明があっても、今どの案件が途中か、誰の返事を待っているか、次の期限はいつか、例外対応中の案件はどれかが渡っていなければ、後任者は初日から止まります。 まず未完了案件を一覧にする |案件|状態|次のアクション|期限|待ってい...
引継ぎ書を「担当業務を全部まとめた1冊」にすると、後任者は必要な場所を探すだけで疲れます。 実務では、1業務1枚に分けると更新しやすく、必要な業務だけ確認できます。 たとえば、月末請求、顧客CSV取込、毎週の進捗報告、問い合わせ一次対応を別ページにします。 最初に何のための業務かを書く 業務名：月末請求 目的：当月納品...
文字起こしと議事録は、似ているようで役割が違います。 文字起こしは「何が話されたか」の記録。議事録は「何が決まり、次に何をするか」の記録です。 会議音声をAIで全文文字起こしできても、それをそのまま議事録にすると、重要な決定を探しにくくなります。 文字起こしは発言記録 Aさん：今回はA案でどうでしょう。 Bさん：納期を...
議事録を発言順に全部書くと、会議の流れは残っても、結局何が決まったのか探しにくくなることがあります。 実務用の議事録では、 決定事項 → ToDo → 未決事項 → 次回確認 → 必要なら議論の要点 の順に置くと使いやすくなります。 最初に決定事項を書く 決定事項 - 9月版はA案で公開する - 価格表は現行価格を維持...
見積書は10万円。 納品書は12万円。 請求書は11万円。 この状態を見て「どれかが間違い」と決めつけると、確認を誤ることがあります。 途中で数量変更・追加作業・値引きがあれば、数字が変わることはあります。 1. 見積時点を確認する まず見積書で、 数量 単価 対象作業 税 送料 有効期限 を確認します。 見積は「最初...
文章の誤字は見つけやすいのに、数字の誤りは自然な文章の中へ紛れます。 120,000円 が本当は 102,000円 でも、文章としては違和感がありません。 そこで、文章チェックと数字チェックを分けます。 金額だけを見る 最初に、 単価 小計 税額 合計 値引き 送料 など金額だけを拾います。 見積・元データ・計算表など...
Wordには「変更を追う」方法が複数あります。 変更履歴 文書比較 OneDrive / SharePoint等のバージョン履歴 似ていますが、使うタイミングが違います。 変更履歴：編集中の変更を記録する Microsoftの変更履歴機能では、追加・削除などの編集を記録しながら文書を直せます。 レビューを依頼する前にオ...
Word文書を修正したあとで、 変更履歴をオンにしていなかった と気付くことがあります。 元ファイルと修正版の2つが残っていれば、Wordの比較機能で差分を確認できます。 比較機能を使う場面 変更履歴を付け忘れた メールで戻ってきた修正版との差を見たい v1.0とv1.1を比較したい 誰かが直接編集した文書を確認したい...
