Wordには「変更を追う」方法が複数あります。
- 変更履歴
- 文書比較
- OneDrive / SharePoint等のバージョン履歴
似ていますが、使うタイミングが違います。
変更履歴：編集中の変更を記録する
Microsoftの変更履歴機能では、追加・削除などの編集を記録しながら文書を直せます。
レビューを依頼する前にオンにしておけば、
誰がどこを変えたか
を追いやすくなります。
つまり、これから編集する文書に向いています。
文書比較：すでに2版あるとき
変更履歴を付けずに、
v1.docx
v2.docx
ができてしまった場合は、比較機能が便利です。
Microsoftの比較機能は、2つの文書差分を新しい文書に表示できます。
つまり、編集後に2ファイルの違いを調べる用途です。
バージョン履歴：クラウド上の過去状態へ戻る
OneDriveやSharePointに保存しているファイルでは、バージョン履歴を使って以前の版を確認・復元できます。利用条件や保持期間はアカウント種別・管理者設定などの現行条件を確認します。
これは、
- 誤編集から戻す
- 昨日の状態を見る
- 以前の版を復元する
用途に向いています。
時間軸で考える
編集前
変更履歴をオンにする
編集中
コメント・変更履歴でレビューする
編集後
変更履歴がなければ文書比較
クラウド運用中
必要ならバージョン履歴で過去版を見る
と考えると整理できます。
納品する版は固定する
クラウドの1ファイルを更新し続けるだけでは、「相手へ何版を送ったか」が曖昧になります。
外部へ渡すときは、
proposal_v1.0.pdf
など、納品版を固定する方が追いやすくなります。
3つを組み合わせてもよい
たとえば、
- OneDriveで文書を管理
- 変更履歴をオンにしてレビュー
- 納品時にv1.0として固定
- 後日修正版とv1.0を比較
という運用もできます。
重要なのは、機能名を覚えることより、いつ変更を記録したいのか／いつ過去との差を見たいのかで選ぶことです。
参考
- Microsoft Support: Wordで変更履歴を記録する
https://support.microsoft.com/ja-jp/word/training/track-changes-in-word - Microsoft Support: 文書比較
https://support.microsoft.com/en-us/word/compare-document-differences-using-the-legal-blackline-option
