電子取引データを後から探せるようにする方法｜日付・金額・取引先で管理する

電子取引データは、保存しただけで終わりではありません。

電子帳簿保存法の原則的な検索要件では、取引年月日などの日付・取引金額・取引先を条件に検索できる状態が求められます。

専用システムがなくても、ファイル名やExcelなどの索引簿を使う方法があります。

原則的な検索項目は3つ

国税庁Q&Aでは、電子取引データについて、

1. 日付
2. 金額
3. 取引先

を検索条件にできることが基本とされています。

さらに原則として、日付・金額の範囲指定や、複数項目を組み合わせた検索ができることも求められます。

方法1：規則性のあるファイル名を使う

国税庁Q&Aには、

20210131_(株)霞商店_110000

のように日付・取引先・金額をファイル名に入れる例があります。

自分の事業なら、

20260914_青空商店_8800.pdf
20260920_山田運輸_44000.pdf

のように統一できます。

日付は西暦か和暦のどちらかに統一し、表記揺れを減らします。

方法2：Excelなどで索引簿を作る

ファイル名を長くしたくない場合は、索引簿を作る方法があります。

|No.|日付|取引先|金額|ファイル名|
|---:|---|---|---:|---|
|1|2026/09/14|青空商店|8,800|0001.pdf|
|2|2026/09/20|山田運輸|44,000|0002.pdf|

Excelのフィルター機能を使えば、取引先、金額範囲、日付範囲で絞れます。

重要なのは、索引簿の行から保存ファイルへ確実にたどれることです。

すべての事業者に同じ検索機能が必要とは限らない

2024年1月以後の電子取引データでは、税務調査等の際のデータのダウンロードの求めに応じられる状態にしている場合、一定の条件では検索機能の確保が不要となる扱いがあります。

国税庁の案内では、例として、

• 基準期間の売上高が5,000万円以下
• 電子取引データをプリントアウトし、日付・取引先ごとに整理して提示・提出できる

といった場合が示されています。

適用条件の判定には細かい定義があるため、自分が該当するかは最新の国税庁資料で確認します。

検索要件が不要でもファイルを散らさない

法令上の検索機能が不要となる場合でも、実務では探せる方が圧倒的に楽です。

税務調査だけでなく、

• 二重払い確認
• 請求内容の確認
• 月次締め
• 取引先からの問い合わせ
• 申告前の再確認

でも使うからです。

月末に索引と実ファイルの件数を合わせる

月末は、

索引簿 42行
保存ファイル 42件

のように件数を照合します。

索引にはあるがファイルがない、PDFはあるが索引にない、といった漏れを早めに見つけられます。

参考

• 国税庁「電子帳簿保存法一問一答（電子取引関係）」
  https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/07denshi/index.htm
• 国税庁「電子取引データをルールに従って保存できていますか？」
  https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/0023006-081_03.pdf
• 国税庁「電子取引データの保存方法をご確認ください」
  https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/tokusetsu/pdf/0023006-085_01.pdf