支払期限を過ぎても入金が確認できない。
このとき最初の連絡では、相手の意図を決めつけず、確認できている事実だけを短く伝える方が使いやすくなります。
最初は「確認」のトーンで送る
未入金には、
- 振込済みだが名義違い
- 処理中
- 請求書未着
- 社内承認遅延
- 単純な見落とし
など複数の原因があります。
最初から責める文章にしない方が状況確認しやすくなります。
件名に請求を特定できる情報を書く
例：
【ご確認】請求No.1234のお支払いについて
相手が検索しやすくなります。
請求情報を本文へ入れる
最低限、
- 請求番号
- 金額
- 支払期限
を入れます。
相手に過去メールを探させないためです。
「現時点で確認できていない」と書く
9月14日時点で、弊社にて入金を確認できておりません。
のように、自社側の確認結果として書きます。
「まだ支払っていませんよね」と断定するより、行き違いに対応しやすくなります。
行き違いへの一文
すでにお手続き済みの場合は、行き違いにつきご容赦ください。
と添えます。
いつまでに何を確認してほしいか
9月16日までに、お支払い状況をご確認いただけますでしょうか。
のように、返信・確認の期限を明確にします。
必要なら振込先を再掲する
請求書を再添付したり、振込先を再掲したりすると、相手が処理しやすくなります。
例文
件名：【ご確認】請求No.1234のお支払いについて
○○様
いつもお世話になっております。8月31日付でお送りした下記ご請求について、9月14日時点で弊社にて入金を確認できておりません。
請求番号：1234
ご請求額：55,000円
支払期限：9月10日お手数ですが、9月16日までにお支払い状況をご確認いただけますでしょうか。
すでにお手続き済みの場合は、行き違いにつきご容赦ください。どうぞよろしくお願いいたします。
その後の対応は、契約条件、社内ルール、取引状況に応じて別に判断します。遅延損害金、法的請求、契約解除などを検討する段階は、この確認メールの範囲とは分け、必要に応じて専門家へ確認します。
最初の催促メールでは、感情より、確認済みの事実・対象請求・次の確認期限を明確にすることが大切です。
