入金額と請求額が合わないときに、差額を適当な請求へ当てるのは危険です。
まずどの種類の不一致かを分類し、根拠が確認できるまで未解決のまま残す方が安全です。
1. 振込名義が取引先名と違う
よくあるのは、
請求先：株式会社青空
振込名義：アオゾラ（カ
のような略称です。
代表者名、グループ会社名、決済代行名で入る場合もあります。
過去の対応表があるなら照合し、初めての名義なら担当者または取引先へ確認します。
2. 振込手数料が差し引かれている
請求額が110,000円なのに109,340円などで入金されている場合、手数料控除の可能性があります。
ただし、差額を見ただけで「手数料」と確定しません。
契約・取引条件でどちらが手数料を負担するかを確認します。
3. 複数請求を合算して振り込んでいる
たとえば、
請求A：55,000円
請求B：88,000円
入金：143,000円
なら2請求の合算かもしれません。
取引先・期限・請求番号を見て、合計額が一致する組み合わせを候補にします。
候補が複数あるなら自動確定しません。
4. 分割・一部入金
110,000円の請求に55,000円だけ入っている場合は、一部入金の可能性があります。
請求額：110,000
今回入金：55,000
残額：55,000
として残し、残りの入金予定を確認します。
5. 相殺されている
取引先との間で売掛と買掛を相殺している場合、請求額より少ない入金になることがあります。
相殺の合意や社内の仕入・支払情報を確認し、事実が確認できてから処理します。
6. 前受・先行入金
請求書発行前に入金されている場合、銀行側には入金があるのに対応請求が見つかりません。
状態：未割当入金
理由：請求発行前の可能性
のように、請求へ無理に紐付けず一時的に別管理します。
7. 入力ミス・二重消込
- 請求額の入力ミス
- 入金額の転記ミス
- 同じ入金を2回使用
- 旧版請求書を基準にした
といった内部ミスも確認します。
切り分け表
|症状|最初に確認|
|---|---|
|名義が違う|過去名義・担当者・取引先|
|数百円少ない|手数料・契約条件|
|金額が大きい|複数請求の合算|
|金額が一部だけ|分割・一部入金|
|請求がない|前受・請求漏れ|
|差額が不規則|入力ミス・相殺・条件変更|
「確認待ち」を正式な状態にする
消込表に、
MATCHED
PARTIAL
UNIDENTIFIED
NEEDS_CHECK
のような状態を持たせます。
不一致をゼロに見せることより、不一致の理由が確認できていないことを見える化する方が重要です。
参考
- NTTファイナンス「入金消込とは？」
https://www.ntt-finance.co.jp/billing/biz/column/what-is-deposit-erasure - NTTファイナンス「入金処理とは？」
https://www.ntt-finance.co.jp/billing/biz/column/deposit-processing
