引継ぎ書を「担当業務を全部まとめた1冊」にすると、後任者は必要な場所を探すだけで疲れます。
実務では、1業務1枚に分けると更新しやすく、必要な業務だけ確認できます。
たとえば、月末請求、顧客CSV取込、毎週の進捗報告、問い合わせ一次対応を別ページにします。
最初に何のための業務かを書く
業務名：月末請求
目的：当月納品分を漏れなく請求する
目的が分かると、手順変更が起きたときも何を守るべきか判断しやすくなります。
いつ始める業務かを書く
頻度：毎月1回
開始条件：毎月25日、納品一覧が確定したら開始
期限：月末最終営業日の17時まで
「必要に応じて」ではなく、開始条件を具体化します。
通常手順は短く番号で書く
1. 納品一覧を開く
2. 当月納品済みだけ抽出
3. 見積・変更履歴と金額を照合
4. 請求書PDFを作成
5. 顧客へ送信
6. 請求一覧へ送信日を記録
画面操作が複雑なら、詳細手順書やSOPへのリンクを別に置きます。
判断が必要な場所を残す
例外：
- 金額不一致 → 送信せず担当者へ確認
- 請求先不明 → 顧客マスタ更新担当へ確認
通常手順だけでは、例外発生時に後任者が止まります。
連絡先は誰に何を聞くかまで書く
会計システム：経理担当
顧客情報：営業担当
システム障害：社内IT窓口
人名だけでなく役割を残すと、担当者交代後も更新しやすくなります。
完了条件を決める
完了条件：
- 当月対象の未処理0件
- PDF保存済み
- 送信日記録済み
1業務1枚テンプレート
業務名：
目的：
頻度：
開始条件：
期限：
必要なもの：
-
通常手順：
1.
2.
3.
判断ポイント・例外：
-
連絡先：
-
関連ファイル・URL：
-
完了条件：
-
最終更新日：
完成したら、業務を知らない人が読んで、いつ始めるか、必要ファイルを開けるか、例外時の連絡先が分かるか、終了条件が分かるかを確認します。
引継ぎ書の品質は情報量ではなく、後任者が次の行動を決められるかで見ると実用的です。
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