Outlook会議の出欠が更新されない場合、開催者の［追跡］画面と参加者本人のカレンダー表示が一致しているかを確認します。招待への回答時に「返信を送信しない」を選んだ場合など、Outlookの種類によって追跡の動作が異なります。
招待者側と参加者側の見え方を区別
開催者はカレンダー内の会議を開き、［追跡］や出席者一覧で応答状況を確認します。参加者が自分の予定表で「承諾」と表示していても、それが開催者へどう通知されたかは別です。参加者が招待をどのアカウントで受け取り、どの端末・アプリから応答したかを整理します。
出欠の追跡画面を確認
Microsoft公式によれば、Microsoft 365の参加者が「返信を送信しない」を選んだ場合でも、新しいOutlookやWeb版では応答を追跡できるケースがあり、従来のOutlook for Windowsでは追跡できないことがあります。開催者が使うOutlookの版だけでなく、参加者側の種類も確認してください。表示反映に時間がかかる場合もあります。
返信を送らない回答と代理設定
会議が代理人によって管理されている場合は、出欠通知が誰の受信トレイに届くか、代理アクセスや転送ルールを確認します。従来のOutlookには［ファイル］→［オプション］→［メール］の追跡設定で、会議応答を自動処理する機能があります。応答メールが受信トレイに残らないことだけで「参加者は回答していない」と判断しないでください。
会議変更後の参加者一覧を再確認
開催者が参加者一覧を確認し、本人に回答日時を聞いて照合します。会議変更時は新しい招待が参加者へ届いているかも確認してください。重要な会議では、追跡画面の「承諾」だけに依存せず、出席者と日時を別途最終確認すると行き違いを減らせます。
参考資料
