Gmailの共通メールを複数人で作成する場合、「文章の共同編集」と「Gmailアカウントでの下書き・送信」を分けて設計します。通常の個人用下書きを、別々のGmailアカウントから同時に共同編集できるものとして扱わないことが重要です。
普通の下書きが個人に紐づく点を確認
Gmailの通常の下書きは、そのメールアカウント内で管理されます。自分の個人アカウントで作った下書きが、同僚の個人アカウントにも自動表示されるわけではありません。共有アカウントを用意する場合でも、パスワードを全員へ配布する方法は避け、権限・監査ログ・担当範囲を先に検討します。
委任アクセスとテンプレートの違い
Gmailにはメールを閲覧・送信・削除できる代理人を設定する「委任アクセス」があります。利用できる条件や代理人の権限はGoogleの公式案内で確認します。委任はGoogleドキュメントの共同編集とは異なり、下書き文章をリアルタイムに同時編集するための万能機能ではありません。誰が送信権限を持つべきかを先に決めてください。
共同編集する文章の置き場所
複数人で文面をレビューするだけなら、Googleドキュメントに下書きを置き、提案モードやコメントで確認した後、担当者がGmailへ貼り付ける方式が管理しやすい場合があります。差し込み情報や宛名など個人情報を含む場合、共有範囲を限定し、完成後の文書の保存期間も決めます。「原稿の承認」と「送信許可」を分けることがポイントです。
送信者と送信履歴の管理を決める
送信担当・送信元アドレス・返信の受け先・送信済みアイテムの確認方法を決めます。代理人が送信した場合の表示形式も組織側の運用と照合します。同じ内容を複数人が重複送信しないように、案件表に「下書き中→承認済み→送信済み」の状態を設け、1件だけテスト送信して記録を確認しましょう。
参考資料
