業務マニュアルをWord・Excel・PowerPointのどれで作るかには、決まった正解がありません。ただ、マニュアルの中身に合わないツールを選ぶと、困ることが出てきます。 画像がずれる 更新が面倒になって放置される 印刷すると読めない この記事では、次の5つの観点から、どのツールが合うかを判断する基準をまとめます。...
記録・業務効率
記録・業務効率の記事一覧
担当者が休んだ日に「あの件、誰も分からない」となることがあります。原因の多くは人数の不足ではありません。誰が代わりに動くのか、どこまで動いてよいのかが決まっていないことです。この記事では、業務ごとに主担当と副担当を決める手順をまとめます。副担当が本当に対応できるかを、一覧と試しの実施で確かめるところまで扱います。 「副...
共有フォルダやPCのフォルダは、最初は整っていても、数か月たつと「どこに入れたか分からない」「同じファイルが3か所にある」という状態になりがちです。原因の多くは、2つあります。人によってフォルダの分け方が違うことと、終わった案件が作業中のフォルダに残り続けることです。 この記事では、次の4つを決め、定期的に整理する手順...
チームでファイルを共有していると、同じ見積書が「見積書_山田商事.xlsx」「20261006山田様見積.xlsx」「山田商事 見積 10月.xlsx」のように、ばらばらの名前で保存されがちです。名前がそろっていないと、並べ替えても同じ種類のファイルがまとまらず、検索でも見つけにくくなります。 命名ルールは細かく作り込...
チェックリストを作ったのに確認漏れが減らない場合、多くは次のどれかが原因です。 手順書の内容がそのまま入っていて、長すぎて読み飛ばされる 「正しいか確認」のように、何を見ればOKなのかが書かれていない 見るタイミングが作業の流れと合っておらず、気づいたときにはもう送った後になっている この記事では、どの業務にも使えるチ...
手順書は、内容が正しくても見た目が読みにくいと、作業中に読み飛ばされたり、どこまで進んだか分からなくなったりします。作業する人は、画面と手順書を行き来しながら読みます。そのため、目を離して戻ってきたときに「今どこか」がすぐ分かる配置にしておく必要があります。 この記事では、手順書の見た目の型を決めます。何をどの順番で書...
