自分のミスで上司や他部署、チームに手間をかけたときは、謝罪の言葉よりも次の3点で迷いがちです。 誰に先に伝えるか CCにどこまで入れるか 相手がすぐ動けるようにするには何を書けばよいか 社内向けのお詫びでは、社外向けのような改まった言葉を重ねる必要はありません。その代わり、次の2つが必要です。 相手が自分の仕事への影響...
文章・連絡
文章・連絡の記事一覧
海外の発注先に納期を聞くメールは、短く丁寧に書くだけでは足りません。相手がすぐ答えられる情報と、「どの日付を知りたいのか」がそろっていないと、聞き返しが発生したり、出荷日と到着日を取り違えたりします。 この記事では、1通に入れる項目、件名の例、納期に関する英語の使い分け、場面別の例文、返ってきた日付を読み違えないための...
英語で「ご確認ください」と送るとき、日本語の感覚のまま Please check. と書くと、相手には何をすればよいかが伝わりません。目を通すだけでよいのか、承認の返事が要るのか、受け取ったと返せばよいのかが分からないからです。確認依頼メールでは、何を確認してほしいかとどんな返事がほしいかを最初の数行で示すことが大事で...
担当を引き継いだら、前任者からの担当変更の連絡とは別に、後任者として自分から挨拶のメールを送ります。名前を伝えるだけで終わらせず、次の3つを1通にまとめておくと、その後のやり取りがぐっと楽になります。 引き継いだ案件をどう理解しているか 今後の連絡先はどこか 認識に食い違いがないか、相手に確かめてもらう 引き継ぎの抜け...
返信するとき、引用の形は3つあります。元のメールを下にそのまま残す、質問の部分だけ抜き出して答える、引用せず本文だけ書く、の3つです。どれか1つが正解というわけではありません。相手、やり取りの回数、質問の数によって向いている形が変わります。この記事では、判断の目安とそれぞれの書き方、答え漏れを防ぐ確認方法をまとめます。...
受け取った見積もりが予算を超えている、他社の見積もりより高い。こうしたときに「もう少し安くなりませんか」とだけ送っても、相手は判断に困ります。どこまで下げればよいのか、何を変えれば下げられるのかが分からないからです。 値引きを依頼するメールでは、次の4点をそろえると、相手が社内で検討しやすくなります。 希望金額（または...
見積書を受け取り、その内容で発注すると決めたら、相手に正式な依頼を送ります。このとき「見積もりの件、お願いします」だけで済ませると、どの見積書のどの条件で頼んだのかがあとで分からなくなります。その結果、請求や納品の段階で食い違いが起きやすくなります。 発注メールでは、見積書を番号で特定したうえで、金額・数量・納期・支払...
取引先から「納期はいつになりますか」と聞かれたとき、日付だけを書いて返すと足りないことがあります。出荷日なのか到着日なのか、全数なのか一部なのか、まだ決まっていないならいつ分かるのか。これらがあいまいだと、相手から再び問い合わせが来たり、相手の社内で予定を組めなかったりします。 この記事では、納期を聞かれた側の返信を、...
返信メールの件名は、ほとんどの場合「Re:」が付いたままで問題ありません。件名を変えるかどうかは、見た目の丁寧さでは決めません。あとで自分も相手も同じやり取りを探し出せるかで決めます。 この記事では、件名をそのまま返す・付け足す・変えるときの判断を整理します。あわせて、Re:が重なったときや話題が変わったときの扱いを例...
社内で催促するとき、相手の返事が遅れている理由はたいてい分かりません。忘れているだけかもしれませんし、判断に迷っているのかもしれません。ほかの仕事を優先しているだけのこともあります。理由が分からないまま「まだでしょうか」と送ると、どの理由にも合わない文面になってしまいます。 角を立てないために丁寧な言葉を重ねる必要はあ...
