取引先から「納期はいつになりますか」と聞かれたとき、日付だけを書いて返すと足りないことがあります。出荷日なのか到着日なのか、全数なのか一部なのか、まだ決まっていないならいつ分かるのか。これらがあいまいだと、相手から再び問い合わせが来たり、相手の社内で予定を組めなかったりします。
この記事では、納期を聞かれた側の返信を、状況別に3つの型と例文で紹介します。
返信を書く前に確認すること
- 対象の注文：注文番号、品名、数量。相手のメールに書かれていなければ、自社の受注記録で特定します。
- 相手が知りたい日付：出荷日なのか、到着日（納品日）なのか。相手に希望日があれば、その日付も控えます。
- 全数をそろえられるか：一部だけ先に出せるか、分けて送ってもよいか。
- 日付が確定しているか：在庫、製造や作業の予定、仕入先からの入荷は確定しているか。社内の担当部署への確認が必要か。
確定していない日付を確定として伝えると、あとで変更の連絡が必要になります。確定している部分と、まだ決まっていない部分を分けて書くのが基本です。
返信の基本構成
- 問い合わせへのお礼
- 対象の注文の特定（注文番号・品名・数量）
- 回答（確定日、確認中であることと回答予定日、または希望日に間に合わないことと代わりの案）
- 日付の条件（出荷日か到着日か、配送方法など）
- 次の連絡（追って連絡する日、相手に判断してほしいこと）
相手のメールにそのまま返信するなら、件名は元のままでかまいません。必要に応じて先頭に【納期回答】などを付けると、受信一覧で見分けやすくなります。
例文1：確定した納期を伝える
件名：Re: 納期のご確認（注文番号 12345）
株式会社○○
購買部 ○○様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
納期のお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
ご注文番号12345（品名：A-100、数量：200個）の納期は、
下記のとおりです。
・出荷日：10月20日（火）
・到着予定日：10月21日（水）
・配送方法：○○便（追跡番号は出荷時にお知らせします）
ご希望の10月22日までに納品できる見込みです。
出荷までに変更が生じた場合は、すぐにご連絡いたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
出荷日と到着予定日を分けて書きます。相手の希望日に間に合うかどうかも一言添えておけば、相手が自分で日数を数える必要がありません。到着日は配送状況によって前後することがあるので、「到着予定日」と書いておきます。
例文2：まだ確認中なので、回答予定日を伝える
件名：Re: 納期のご確認（注文番号 12345）
株式会社○○
購買部 ○○様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
納期のお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
ご注文番号12345（品名：A-100、数量：200個）の納期につきましては、
現在、部材の入荷日を仕入先に確認しております。
10月14日（水）17時までに、確定した出荷日をご連絡いたします。
なお、現時点では10月下旬の出荷を見込んでおります。
お急ぎの事情がございましたら、ご希望の到着日を
お知らせください。その日付に間に合うよう調整いたします。
お待たせして申し訳ありませんが、よろしくお願いいたします。
確認中のときに大切なのは、いつ回答するかを日付で約束することです。「確認でき次第ご連絡します」だけでは、相手はいつまで待てばよいか分かりません。何を確認しているか、いつ頃になりそうかなど、分かっている範囲も書いておけば、相手は社内で仮の予定を立てられます。
見込みを書くときは、まだ確定ではないと伝わる言い方にします。回答予定日になっても確定できない場合は、その日のうちに状況を知らせます。
例文3：希望の納期に間に合わないので、代わりの案を出す
件名：Re: 納期のご確認（注文番号 12345）
株式会社○○
購買部 ○○様
いつもお世話になっております。株式会社△△の□□です。
納期のお問い合わせをいただき、ありがとうございます。
ご注文番号12345（品名：A-100、数量：200個）について、
ご希望の10月22日着までに全数をそろえることが難しい状況です。
ご期待に沿えず申し訳ございません。
対応として、以下のいずれかが可能です。
案1：全数を10月29日（木）に出荷（30日着予定）
案2：在庫分の120個を10月21日（水）に出荷（22日着予定）、
残りの80個を10月29日（木）に出荷（30日着予定）
恐れ入りますが、ご都合のよい案を10月15日（木）までに
お知らせいただけますでしょうか。
ほかにご希望の条件がございましたら、あわせてご相談ください。
よろしくお願いいたします。
間に合わないことだけを伝えても、相手は次にどうすればよいか決められません。対応できる案を日付と数量で具体的に並べ、相手に選んでもらう形にします。
代わりの案には、たとえば次のようなものがあります。自社で実際に対応できるものだけを書いてください。
- 全数をそろえられる最短の納期
- 分納（先に出せる数量と日付、残りを出す日付）
- 配送方法を変えて到着を早める（費用が変わる場合はそのことも書く）
- 同等品や代替品（仕様の違いを明記し、相手の承認を前提にする）
回答期限を付けるのは、相手の返事によって自社の手配が変わるからです。期限の理由を一言添えると、催促のような印象を和らげられます。
品目ごとに状況が違うときは表で返す
複数の品目をまとめて聞かれ、確定・確認中・間に合わないが混ざっているときは、1品目を1行にまとめると読み違いが減ります。
| 品名 | 数量 | 状況 | 出荷日 |
|---|---|---|---|
| A-100 | 200個 | 確定 | 10月20日 |
| B-200 | 50個 | 確認中 | 10月14日に回答 |
| C-300 | 30個 | 希望日に間に合わない | 最短10月29日（分納案あり） |
メールの本文で表が崩れる場合は、品目ごとに「品名／数量／状況／日付」を1行にまとめた箇条書きにします。
避けたい書き方
| 書き方 | 困る点 | 直し方 |
|---|---|---|
| 「来週中には」「なるべく早く」 | 相手が予定を組めない | 日付で書く。決まっていなければ回答予定日を書く |
| 「納期は10月20日です」だけ | 出荷日か到着日か分からない | 出荷日と到着予定日を分けて書く |
| 確認する前に「ご希望日で大丈夫です」と書く | あとで撤回することになる | 確認中として、回答予定日を伝える |
| 間に合わない理由ばかり長く書く | 相手が次にどうするか決められない | 理由は短くし、代わりの案を先に示す |
一度伝えた納期がその後に遅れる場合は、この返信とは別に、遅れることを知らせる連絡を改めて送ります。
送信前チェックリスト
- 注文番号・品名・数量を書いた
- 日付が出荷日か到着日か分かるように書いた
- 日付と曜日が合っている
- 確定している部分と、まだ決まっていない部分を分けた
- 確認中なら、回答予定日を日付で書いた
- 間に合わない場合は、代わりの案を日付と数量で示した
- 相手に選んでほしいことがあれば、回答期限を書いた
- 日付を社内の担当部署と確認した
