家庭教師の月末請求で回数違いを減らすには、請求書を出す前に『実施日・回数・振替・金額』を短く確認してもらう方法があります。
この記事では、そのための作業順と、そのまま使える連絡文の例を紹介します。
先に結論
請求書を送ってから「回数が違う」と言われると、訂正版の再発行や入金済み分の調整が必要になります。自分の授業記録で回数を確定してから、請求書より先に「実施日の一覧・振替・請求予定額・返信期限」を1通で送ると、食い違いを請求前に直せます。
手順
- 自分の授業記録をもとに当月の実施回数を確定する。
- 実施日一覧と振替を整理する。
- 請求予定額を計算する。
- 保護者へ確認用の短い一覧を送る。
- 相違があれば請求確定前に修正する。
実務での確認チェック
- [ ] 自分の授業記録（日報・カレンダー・指導報告）と回数が一致している
- [ ] 休講・振替・追加授業が反映されている
- [ ] 単価 × 回数、交通費などの加算が正しく計算されている
- [ ] 返信期限を請求書発行日より前に設定している
- [ ] 請求書の発行予定日を連絡文に書いている
1行で確認する場合の例
短く済ませる場合は、次の1行でも確認できます。
『9月実施: 3,10,17,24日 計4回／振替なし／請求予定16,000円。相違があれば9/29までにご連絡ください』
そのまま使える連絡文の例
〇〇様
いつもお世話になっております。〇〇です。
9月分のご請求の前に、授業回数のご確認をお願いいたします。
■ 9月の実施日
9/3、9/10、9/17、9/24（計4回）
■ 振替・休講
なし
■ ご請求予定額
16,000円（1回4,000円 × 4回）
内容に相違がありましたら、9/29までにご返信ください。
ご返信がない場合は、上記の内容で9/30に請求書をお送りいたします。振替があった月は「9/17休講 → 9/20に振替実施」のように、元の日付と振替先を両方書くと保護者側の記憶と照らし合わせやすくなります。
よくある失敗
- 請求書と確認連絡を同時に送る：相違が見つかると請求書の再発行が必要になります。確認連絡を先に送り、返信期限が過ぎてから請求書を出します。
- 回数だけ書いて日付を書かない：「4回」だけでは保護者が数え直せません。実施日を並べて書きます。
- 振替を前月・翌月のどちらで数えるか書かない：月をまたぐ振替は、どちらの月の請求に入れたかを明記します。
- 返信がない場合の扱いを書かない：期限後にどう進めるかを書いておかないと、返信待ちで請求が止まります。
このページでは扱わないこと
授業記録と予定表を突き合わせて当月の回数を確定する作業そのものは扱いません。このページは、回数が確定したあとに保護者へ確認してもらう連絡の部分だけを対象にしています。
確認日: 2026-09-28
