海外の発注先に納期を聞くメールは、短く丁寧に書くだけでは足りません。相手がすぐ答えられる情報と、「どの日付を知りたいのか」がそろっていないと、聞き返しが発生したり、出荷日と到着日を取り違えたりします。
この記事では、1通に入れる項目、件名の例、納期に関する英語の使い分け、場面別の例文、返ってきた日付を読み違えないための確認を順に説明します。
1通に入れる項目
相手が社内システムで注文を探し、回答できるだけの情報を入れます。
| 項目 | 英語の例 | 入れる理由 |
|---|---|---|
| 注文番号 | PO No. / Order No. | 相手が注文を特定するため。相手側の番号（Sales Order No.など）があれば併記する |
| 注文日 | Order date | 番号の照合ミスを防ぐ |
| 品名・品番 | Item / Part No. | 1つの注文に複数品目がある場合に区別する |
| 数量 | Quantity | 全数か一部かで回答が変わる |
| 知りたい日付の種類 | shipping date / arrival date | 出荷日と到着日のどちらを聞いているか明確にする |
| 届け先 | Delivery address / destination | 到着日を聞く場合に必要 |
| 希望納期 | Required date | 間に合うかどうかを判断してもらうため |
| 回答期限 | Reply by ... | 返事の優先度を上げてもらうため |
| 期限の理由 | as we need to ... | 相手が急ぐ必要性を理解できる |
回答期限には、理由を一言添えると受け入れられやすくなります。「生産計画を確定するため」「顧客に回答するため」など、事実の範囲で書きます。
件名の例
件名には「納期の問い合わせであること」と「注文番号」を入れます。相手が受信一覧で注文を特定できるようにするためです。
Delivery Date Inquiry - PO No. 4501-2381
Request for Shipping Date - PO No. 4501-2381 / ABC-100
ETA Confirmation - PO No. 4501-2381
Can you meet our required date? - PO No. 4501-2381 (Reply by Oct 16)
回答期限が近い場合は、件名の末尾に期限を入れておくと、相手が優先度を判断しやすくなります。
納期に関する英語の使い分け
日本語の「納期」は、出荷日・到着日・工場での完成日のどれを指すかが曖昧です。英語では、知りたい日付に合わせて言葉を選びます。
| 英語 | 意味 | 注意点 |
|---|---|---|
| delivery date | 納品日・届く日 | どこに届く日なのか（港・倉庫・自社）を添えないと解釈が分かれる |
| shipping date / ship date | 出荷日 | 相手の拠点から出る日。到着日ではない |
| ETD (Estimated Time of Departure) | 出発予定日 | 船便・航空便の出発予定日として使われることが多い |
| ETA (Estimated Time of Arrival) | 到着予定日 | どこへの到着か（港・空港・倉庫）を確認する |
| lead time | 注文から出荷・納品までの期間 | 「4 weeks」のように期間で返ってくる。起点（注文日・支払日など）を確認する |
| ready date | 出荷準備が整う日 | 工場渡しの取引などで使われる |
| backorder | 在庫切れで入荷待ち | 回答にこの語があれば、全数がそろう時期を別途確認する |
| partial shipment | 分納 | 一部だけ先に出せるかを聞くときに使う |
「estimated」は予定・見込みです。確定した日付が欲しい場合は「confirmed shipping date」と書きます。
どの時点で受け渡しが完了するかは、取引条件（貿易条件を含む）によって変わります。自社が必要としているのが出荷日か到着日かは、注文書や契約の条件を確認したうえで指定してください。
例文1：注文の出荷日と到着予定日を聞く
Subject: Delivery Date Inquiry - PO No. 4501-2381
Dear Alex Smith,
I hope you are doing well.
We would like to confirm the delivery schedule for the following order.
PO No.: 4501-2381
Order date: September 28, 2026
Item: ABC-100 Stainless Bracket
Quantity: 500 pcs
Destination: XYZ Co., Ltd., Osaka Warehouse
Could you please let us know the estimated shipping date and the estimated arrival date at our Osaka warehouse?
We would appreciate your reply by Friday, October 16, 2026 (JST), as we need to finalize our production schedule.
Thank you for your help.
Best regards,
Taro Yamada
Purchasing Department
XYZ Co., Ltd.
例文2：希望納期に間に合うかを聞く
希望日がある場合は、まず間に合うかどうかを聞き、間に合わない場合に最も早い日付を出してもらうよう、1通で頼みます。
Subject: Can you meet our required date? - PO No. 4501-2381
Dear Alex Smith,
Regarding PO No. 4501-2381 (ABC-100, 500 pcs), we need the goods to arrive at our Osaka warehouse by Friday, November 20, 2026.
Could you please confirm whether this date is possible?
If it is not, please let us know the earliest possible arrival date.
We would appreciate your reply by Friday, October 16, 2026 (JST).
Best regards,
Taro Yamada
例文3：複数の品目をまとめて聞く
品目が複数ある場合は、1行に1品目で並べ、品目ごとに回答してもらうよう書きます。まとめて「all items」と聞くと、一番遅い品目の日付だけが返ってくることがあります。
Subject: Delivery Date Inquiry - PO No. 4501-2381 (3 items)
Dear Alex Smith,
Could you please let us know the estimated shipping date for each item in PO No. 4501-2381?
1. ABC-100 Stainless Bracket - 500 pcs
2. ABC-210 Mounting Plate - 200 pcs
3. ABC-305 Bolt Set - 1,000 sets
If the shipping dates differ by item, please list the date for each one.
We would appreciate your reply by Friday, October 16, 2026 (JST).
Best regards,
Taro Yamada
例文4：分納できるかもあわせて聞く
全数がそろうのを待てない場合は、分納の可否と、先に出せる数量を同じメールで聞きます。
If the full quantity cannot be shipped by then, could you let us know:
- whether a partial shipment is possible, and
- how many pieces could be shipped first, and on what date?
例文1や例文2の本文の後に加えて使えます。
日付の書き方で読み違いを防ぐ
日付は、国や地域によって数字の並び順が違います。「10/11」は10月11日とも11月10日とも読めます。
- 月は数字ではなく英語で書く：「October 11, 2026」または「11 October 2026」
- 曜日を添える：「Friday, October 16」とあれば、日付の書き間違いに気づきやすい
- 時差がある相手には、回答期限にタイムゾーンを付ける：「by 5:00 p.m. JST」
- 「by the end of this week」「ASAP」だけで済ませない。具体的な日付を書く
- 期間で書く場合は、営業日（business days）か暦日（calendar days）かを明記する
返信を受け取ったら確認すること
回答が来たら、その日付が何を意味するのかを確かめてから社内に伝えます。
- 出荷日・出発日・到着日のどれか
- 到着日なら、どこへの到着か（港・空港・倉庫）
- 予定（estimated）か確定（confirmed）か
- 全品目・全数量についての回答か、一部だけか
- 「3 weeks」のような期間なら、いつから数えるのか
- 日付が数字だけで書かれている場合、月と日の順番はどちらか
少しでも曖昧な点があれば、自分の理解を英語で書いて返し、確認してもらいます。
Thank you for your reply.
Just to make sure we understand correctly:
- ABC-100 (500 pcs) will be shipped from your factory on Monday, November 2, 2026 (ETD).
- The estimated arrival at Osaka Port is Monday, November 16, 2026 (ETA).
Please let us know if any of the above is incorrect.
Best regards,
Taro Yamada
送る前のチェックリスト
- 件名に注文番号が入っている
- 本文に注文番号・注文日・品番・数量がある
- 出荷日と到着日のどちらを知りたいか書いてある
- 到着日を聞く場合、届け先が書いてある
- 希望納期がある場合、その日付と「間に合わない場合の最短日」を聞いている
- 回答期限が、月名・曜日・タイムゾーン付きで書いてある
- 期限の理由が一言添えてある
- 数字の日付（10/11など）を使っていない
