1回目の催促を送っても反応がない。こういうとき、同じ文面を送り直すだけでは、状況はあまり変わりません。かといって、急に強い言葉を使うと、相手との関係がこじれることがあります。 2回目・3回目の催促では、言葉のきつさではなく、伝える情報と連絡の方法を段階的に変えていきます。この記事では、回数ごとに何を変えるかを整理したう...
文章・連絡
文章・連絡の記事一覧
英語で催促のメールを書くとき、日本語の感覚のまま遠回しにすると、何をいつまでにしてほしいのかが伝わりにくくなります。かといって、直接的な言い方ばかりを並べると、相手を責めているように読まれることもあります。 迷ったら、次の3点を押さえます。前回いつ何を送ったか、何が必要か、いつまでに必要か。これをはっきり書けば、表現が...
発注は済ませたものの、いつ届くかがはっきりしない。後工程や納品先との予定を組むために、発注先に納期の見込みを聞いておきたい。そんなときに送る確認メールの書き方をまとめます。 ここで扱うのは、約束の期日より前に見込みを聞く連絡です。期日を過ぎても届かないときや、返信がないときの催促とは目的が違います。まだ相手に落ち度がな...
受け取った申込書や届出書、登録書類に記入漏れや誤記があったとします。このとき「不備がありましたので再提出をお願いします」とだけ送ると、相手はどこを直せばよいか分かりません。問い合わせの往復が増えたり、直す必要のない箇所だけを直して再提出されたりしがちです。 再提出をお願いするメールは、相手が「どこを・どう直して・いつま...
資料を送るメールでよくあるのが、「資料をお送りします」とだけ書いて送ってしまうことです。これでは、相手は何を見ればよいのか、返信が必要なのかが分かりません。確認が後回しにされたり、「どこを見ればいいですか」と聞き返されたりして、やり取りが増えてしまいます。 1通で済ませるには、次の5つを書きます。 何の資料を、何のため...
担当者が替わることを取引先に知らせるメールでは、挨拶の言葉よりも、「いつから・誰に・何を連絡すればよいか」が分かることが大切です。相手が知りたいのは、切替日からの連絡先と、いま進んでいる案件が止まらないかどうかです。 この記事では、前任者が送るメールと後任者が送るメールの例文、進行中の案件の書き方、CCの付け方を順に紹...
資料の添付忘れ、打ち合わせ日時の取り違え、返信の放置。自分のミスで相手に迷惑をかけたとき、お詫びメールで相手が知りたいのは、謝罪の言葉の多さではありません。「何が起きたのか」「自分は何かする必要があるのか」「今後は大丈夫なのか」です。 この記事では、自分の側のミスを謝るメールを、4つの要素で1通にまとめる書き方を説明し...
押印を頼むメールでは、相手が「どの書類の、どこに、何部押して、いつまでに、どうやって返すか」を迷わないように書きます。どれか1つでも抜けると、違う欄に押される、控えまで返ってくる、古い住所に送られる、といった行き違いが起きやすくなります。 この記事では、送る前にそろえる項目、件名の付け方、取引先向けと社内向けの例文、送...
添付ファイルが開けない、届くはずのファイルが見当たらない。そんなときにすぐ「もう一度送ってください」と返すと、相手は同じファイルを同じ方法で送り直し、また開けないということがよく起こります。原因が自分の環境のほうにあることも少なくありません。 再送を頼む前に、自分の側で確かめられることを済ませておきましょう。そのうえで...
一度もらった見積もりの条件が変わったら、見積もりを出し直してもらう必要があります。ここで「条件が変わったので再見積もりをお願いします」とだけ送ると、相手はどの見積書のどこが変わったのかを探すところから始めなければなりません。 前回の見積書を番号で示し、変わった点を前回との差で伝えれば、相手はその部分だけを直してすぐに返...
