押印を頼むメールでは、相手が「どの書類の、どこに、何部押して、いつまでに、どうやって返すか」を迷わないように書きます。どれか1つでも抜けると、違う欄に押される、控えまで返ってくる、古い住所に送られる、といった行き違いが起きやすくなります。
この記事では、送る前にそろえる項目、件名の付け方、取引先向けと社内向けの例文、送ったあとの確認までを順に紹介します。
送る前にそろえる7項目
メールを書き始める前に、次の7項目を手元で埋めておきます。埋まらない項目があるなら、まだ依頼メールを送る段階ではありません。
| 項目 | 書く内容の例 | 抜けたときに起きやすいこと |
|---|---|---|
| 書類名 | 業務委託契約書（2026年11月1日〜） | 同じ時期に送った別の書類と混同される |
| 押印箇所 | 2ページ目「乙」欄、表紙上部の割印 | 違う欄に押される、押し漏れが出る |
| 印の種類 | 代表者印、角印、担当者印など | 想定と違う印で押され、差し替えになる |
| 部数 | 2部とも押印し、1部を返送 | 控えまで返ってくる、1部しか届かない |
| 返送先と方法 | 住所・部署・宛名、返信用封筒の有無、郵送かPDFか | 旧住所や担当者個人の宛先に届く |
| 期限 | 11月14日（土）弊社必着 | 「必着」か「発送」かで認識がずれる |
| 同封物・添付 | 書類一式のリスト、記入見本 | 足りない書類に相手が気づけない |
押印箇所や印の種類は、書類の様式や社内のルールで決まっていることが多い項目です。自分で推測せずに、書類を作った人や担当部署に確認してから書きます。
件名には「押印」「書類名」「期限」を入れる
押印の依頼は、受け取った人が自分の判断だけで処理できるとは限りません。上司や総務に回されることもあるので、件名だけで用件が伝わるようにします。
- 【押印のお願い】業務委託契約書（2部）／11月14日必着
- 押印のご依頼：発注書 No.1234 のご返送について（11/14まで）
- 【ご確認・押印のお願い】秘密保持契約書（○○株式会社様分）
- 【押印依頼】△△社向け見積書／本日17時まで（社内向け）
件名を作るときは、次の点に気をつけます。
- 「押印」という言葉を入れる。「書類送付のご案内」だけでは、押す必要があると気づかれにくい
- 書類名は省略しすぎない。「契約書」だけだと、複数の契約が並行していると区別できない
- 期限は件名にも入れる。本文を開く前に優先度が分かる
- 過去のやり取りに「Re:」で返信して依頼すると、件名が別の話題のまま残る。押印の依頼は新しい件名で送るほうが探しやすい
- 社外宛てでは「至急」を多用しない。本当に急ぐときは、理由と期限を本文に書く
取引先への例文（原本を郵送でやり取りする場合）
書類を郵送し、押印したものを返送してもらう場合の例です。項目ごとに見出しを付けると、相手が自分の社内で回すときにも読み取りやすくなります。
件名：【押印のお願い】業務委託契約書（2部）／11月14日（土）必着
○○株式会社
総務部 △△様いつもお世話になっております。
□□株式会社の山田です。先日内容をご確認いただいた業務委託契約書について、押印をお願いしたくご連絡いたしました。
本日、書類一式を郵送いたしましたので、お手元に届きましたらご確認ください。■対象書類
業務委託契約書（契約期間：2026年11月1日〜2027年10月31日） 2部■押印をお願いしたい箇所
・2ページ目「乙」欄：貴社のご記名と代表者印
・表紙上部の余白：2部にまたがる割印（弊社の印の隣）
押印箇所には付箋を貼っております。■ご返送いただくもの
押印済みの1部をご返送ください。もう1部は貴社の控えとしてお手元に保管ください。■返送先・方法
同封の返信用封筒をご利用ください。
〒000-0000（住所） □□株式会社 総務部 山田 宛■期限
11月14日（土）弊社必着でお願いいたします。■同封物
・業務委託契約書 2部（弊社押印済み）
・押印箇所を示した記入見本 1枚
・返信用封筒 1通ご不明な点がある場合や、期限までのご返送が難しい場合は、本メールにご返信ください。
何卒よろしくお願いいたします。
「ご返送いただくもの」と「保管していただくもの」を分けて書くと、2部とも返ってくる、という行き違いを防げます。
PDFを先に送り、原本はあとで郵送する場合
先にPDFで内容を見てもらい、原本は後から郵送する、という流れもあります。この場合は、相手が「今、何をすればよいのか」が曖昧になりやすいので、段階を分けて書きます。
本日は内容のご確認用として、PDFを添付いたしました。
・添付ファイル：業務委託契約書_○○株式会社様_20261105.pdf現時点では押印は不要です。内容に問題がなければ、11月7日（土）までにご返信ください。
ご確認いただいたあと、押印用の原本2部を郵送いたします。押印箇所と返送方法は、原本送付時にあらためてご案内いたします。
PDFを印刷して押印し、スキャンして返してもらう運用の場合は、その旨と「原本の郵送も必要か」をはっきり書きます。どちらの運用にするかは、自社のルールを確認してから決めます。添付ファイルにパスワードを付ける場合は、パスワードの伝え方も社内のルールに合わせます。
社内で押印を依頼する例文
社内では、押印を担当する部署や上司が判断しやすいように、何に使う書類か（提出先）と、原本の受け渡し方法を書きます。申請の仕組みがある会社では、その手順や申請番号に合わせます。
件名：【押印依頼】△△株式会社向け見積書（1部）／11月6日（金）15時まで
総務部 佐藤さん
営業部の山田です。
△△株式会社へ提出する見積書に、社印の押印をお願いします。・書類：見積書 No.Q-2026-118（1部）
・押印箇所：右上の会社名横（角印）
・提出先と用途：△△株式会社への見積提出（11月7日訪問時に手渡し）
・原本の場所：総務部の押印依頼トレーに、クリアファイルに入れて置いています
・期限：11月6日（金）15時まで
・受け取り：押印後、営業部の私の机にお戻しいただくか、ご連絡いただければ取りに伺います不明点があればチャットでご連絡ください。よろしくお願いします。
押し間違い・行き違いを防ぐ工夫
文面以外でも、次の工夫でやり直しを減らせます。
- 押印箇所に付箋を貼る：書類に直接印を付けるより、はがせる付箋のほうが書類を汚さない
- 記入見本を同封する：押す場所と印の種類を1枚の図で示すと、文章より誤解が少ない
- 期限は相手の社内手続きを考えて決める：押印に社内の承認が必要な会社もあるため、自社の締切から逆算し、郵送の日数も含めて余裕を持たせる
- 「必着」か「発送」かを書く：「11月14日まで」だけでは、どちらの意味か分からない
- 送付状況を一覧で管理する：複数の取引先に送るときは、書類名・送付日・期限・返送確認日を表にしておくと、返ってきていない相手がすぐ分かる
返送されたら確認して連絡する
書類が戻ってきたら、すぐに次の点を確認します。
- 依頼した箇所すべてに押印されているか
- 印の種類が依頼したものと合っているか
- 返ってきた部数が正しいか
確認できたら、短い受領の連絡を送ります。相手も「無事に届いたか」を気にしていることが多いためです。
本日、押印済みの業務委託契約書1部を受領いたしました。
ご対応いただき、ありがとうございました。
押し漏れが見つかった場合は、どの書類のどの箇所かを具体的に示し、再度の押印をお願いします。相手の手間を減らすため、返送用の封筒をもう一度用意するなどの配慮も検討します。
期限までに届かないときの確認メール
期限を過ぎても届かない場合は、責めるような書き方を避け、郵送の行き違いの可能性も含めて確認します。
件名：【ご確認】業務委託契約書のご返送について（11月14日期限分）
11月5日に郵送いたしました業務委託契約書について、本日時点で弊社への到着が確認できておりません。
行き違いでご返送済みでしたら、恐れ入りますが発送日をお知らせください。
まだお手元にある場合は、11月19日（木）までにご返送いただけますでしょうか。
書類が届いていない場合は、再送いたしますのでお知らせください。
送信前チェックリスト
- 件名に「押印」「書類名」「期限」が入っている
- 書類名が、他の書類と区別できる書き方になっている
- 押印箇所をページ・欄の名前で具体的に書いた
- 印の種類を社内で確認してから書いた
- 押印してもらう部数と、返送してもらう部数を分けて書いた
- 返送先の住所・部署・宛名が最新である
- 返送方法（郵送・返信用封筒の有無・PDFなど）を書いた
- 期限が「必着」か「発送」か分かる
- 同封物・添付ファイルの一覧と、実際に入れたものが一致している
- 期限に間に合わないときの連絡方法を書いた
