添付ファイルが開けない、届くはずのファイルが見当たらない。そんなときにすぐ「もう一度送ってください」と返すと、相手は同じファイルを同じ方法で送り直し、また開けないということがよく起こります。原因が自分の環境のほうにあることも少なくありません。
再送を頼む前に、自分の側で確かめられることを済ませておきましょう。そのうえで、どのファイルが、いつ届き、どうなっているかを具体的に伝えれば、相手は1回で正しく送り直せます。
再送を頼む前に、自分の側で確認すること
| 確認すること | 見る場所 |
|---|---|
| 迷惑メールや隔離フォルダに入っていないか | 迷惑メールフォルダ、会社のセキュリティ製品からの隔離の通知 |
| 受信容量や添付サイズの上限で受け取れなかったのではないか | メールボックスの容量、社内の添付ファイルのルール |
| 会社の設定で添付ファイルが削除・ブロックされていないか | 本文に「添付ファイルを削除しました」などの通知がないか |
| パスワードを知らせる別のメールが届いていないか | 同じ送り主から続けて届いたメール、迷惑メールフォルダ |
| パスワードを正しく入力しているか | 全角と半角、大文字と小文字、前後の余分なスペース |
| ファイルを開くソフトが入っているか | 拡張子（.xlsx、.pdf、.zip など）と、自分のPCに入っているソフト |
| ZIPを展開してから開いているか | ZIPの中のファイルを直接開こうとしていないか |
| ダウンロードが途中で止まっていないか | ファイルサイズが極端に小さくないか。もう一度ダウンロードしてみる |
| 共有リンクなら、権限や期限の問題ではないか | 画面に出たメッセージ（アクセス権がない、期限切れなど） |
| 別の端末やブラウザで開けるか | スマートフォンや別のPCで試す |
社内にシステム管理者がいれば、ブロックや隔離については管理者に聞いたほうが早いこともあります。
再送依頼メールに書く項目
- どのメールのどのファイルか：受信日時、件名、ファイル名。複数のファイルのうち一部だけなら、どれなのかを特定します。
- 症状：開けない、エラーメッセージが出る、一部が足りない、届いていない。エラーは画面に出た文字をそのまま書きます。
- 自分で確認したこと：迷惑メールフォルダ、パスワード、別の端末など。相手に同じ確認を頼まずに済みます。
- 送り方の希望：同じ方法でもう一度、別の形式（PDFなど）、共有リンク、分けて送るなど。
- 期限：いつまでに必要か。急がない場合も、そう書いておきます。
症状ごとに伝えること
| 症状 | 書く内容の例 |
|---|---|
| ファイルが開けない | 「ファイルが破損しているため開けません」と表示される。別のPCでも同じ |
| パスワードが通らない | 別のメールで届いたパスワードを入れたが「パスワードが違います」と出る |
| パスワードが届かない | ZIPは届いたが、パスワードを知らせるメールが見当たらない |
| 一部が足りない | 本文に「添付3点」とあるが、A.pdfとB.xlsxの2点しか付いていない |
| 中身が違う | 「見積書」とあるが、開くと先月分の請求書だった |
| 届いていない | 電話で「送った」と聞いたが、受信箱にも迷惑メールフォルダにもない |
| 共有リンクが開けない | 「アクセス権が必要です」や「リンクの有効期限が切れています」と表示される |
「ファイルが壊れています」と相手のミスのように言い切るのは避け、「開けない状態です」のように起きていることだけを書きます。原因が送る側にあるのか、受け取る側にあるのかは、メールの時点ではまだ分からないことが多いからです。
件名例
元のメールに返信する形で送ると、相手はどのファイルの話かすぐに分かります。返信で送る場合も、件名の先頭に用件を足しておくと見落とされにくくなります。
- 【再送のお願い】Re: 10月分資料送付の件
- 添付ファイル再送のお願い（10月6日受信「見積書.pdf」）
- Re: 打合せ資料のご送付 ※パスワードのご連絡のお願い
例文1：添付ファイルが開けない
件名：【再送のお願い】Re: 10月分売上データ送付の件
株式会社〇〇 経理部 佐々木様
お世話になっております。
株式会社△△の伊藤です。
本日10月6日14時12分にお送りいただいたメールの添付ファイルについて、ご連絡いたします。
■対象ファイル
・売上データ_202610.xlsx
■症状
・開こうとすると「ファイル形式または拡張子が正しくありません」と表示され、開けません。
・別のPCからも開いてみましたが、同じ表示でした。
・同じメールに添付されていたPDFは問題なく開けています。
お手数ですが、上記のファイルを再度お送りいただけますでしょうか。
保存のときに問題が起きた可能性もあるため、
できれば一度保存し直してからお送りいただけますと幸いです。
10月8日（木）中に拝見できれば、予定どおり集計を進められます。
よろしくお願いいたします。
例文2：添付ファイルが一部足りない
足りないファイルだけを特定して頼めば、相手はすべてを送り直さずに済みます。
件名：Re: 契約書類一式のご送付 ※添付ファイルについて
株式会社〇〇 総務部 木村様
お世話になっております。
株式会社△△の松本です。
契約書類をお送りいただき、ありがとうございました。
本文に「添付3点」とございましたが、当方には次の2点のみ届いております。
・契約書_ドラフト.pdf
・別紙_料金表.pdf
「重要事項説明書」が見当たらないため、お手数ですが該当のファイルだけ再送をお願いできますでしょうか。
念のため、1点ずつ分けてお送りいただいても構いません。
10月9日（金）までに拝見できればと考えております。
よろしくお願いいたします。
例文3：送ったと言われたメールが届いていない
件名：資料送付についての確認とお願い（10月6日お電話の件）
株式会社〇〇 営業部 林様
お世話になっております。
株式会社△△の小林です。
本日のお電話で、提案資料をメールでお送りいただいたと伺いましたが、
当方ではまだ該当のメールを確認できておりません。
受信箱と迷惑メールフォルダを確認し、社内のシステム担当にも
隔離されたメールがないか確認してもらいましたが、見当たりませんでした。
送信先のアドレスが下記になっているかご確認のうえ、
再度お送りいただけますでしょうか。
・kobayashi@example.co.jp
ファイルの容量が大きい場合は、共有リンクでお送りいただいても問題ございません。
明日10月7日の午前中に拝見できれば、午後の社内会議で共有できます。
よろしくお願いいたします。
例文4：共有リンクのアクセス権がない
件名：Re: 撮影データのご共有 ※リンクのアクセス権について
〇〇写真事務所 加藤様
お世話になっております。
株式会社△△の渡辺です。
撮影データの共有リンクをお送りいただき、ありがとうございます。
リンクを開いたところ「アクセス権が必要です」と表示され、ファイルを確認できませんでした。
当方は watanabe@example.co.jp のアカウントでアクセスしています。
お手数ですが、上記アドレスへの閲覧権限の付与をお願いできますでしょうか。
難しい場合は、別の方法でお送りいただいても構いません。
今週中に拝見できれば十分ですので、ご都合のよいときにお願いいたします。
送り方の希望を添えるときのポイント
- 保存のときにファイルが壊れた可能性があるなら、「一度保存し直してから」と添えます。
- 自分の環境では開けない形式なら、「PDFでも構いません」と書きます。ただし、こちらで編集が必要なファイルなら、元の形式のまま送ってもらう必要があることも書いておきます。
- 容量の問題なら、共有リンクや、何通かに分けて送る方法を挙げます。
- パスワード付きZIPや共有リンクの扱いは、会社ごとに方針が違います。「パスワードを本文に書いてください」のように方法を指定すると、相手の社内ルールに合わないことがあります。方法は相手に任せ、「ご都合のよい方法で」と添えるのが無難です。
送信前チェックリスト
- 迷惑メールフォルダ、パスワードのメール、別の端末など、自分の側の確認を済ませた
- 対象のメールの受信日時と件名を書いた
- 対象のファイル名を書いた（一部だけなら、どれが足りないか）
- 症状とエラーメッセージを、そのまま書いた
- 自分で確認したことを書いた
- 送り方に希望があれば書いた
- いつまでに必要かを書いた
- 相手のミスだと決めつける書き方になっていない
再送されたら、開けたことをひと言返す
送り直してもらったファイルが開けたら、「無事に開けました。ありがとうございました」と短く返信します。相手は届いたかどうかを気にしなくて済み、やり取りもそこで終えられます。もしまた開けなかったら、今度は試した端末やソフトを添えて、電話など別の方法で相談するほうが早く片付くこともあります。
