Excelを印刷したら全行が1ページに縮小されて文字が読めなくなる場合、拡大縮小印刷の「横1×縦1ページ」設定などを確認します。1ページに収めることと、読める大きさを保つことは別です。
印刷倍率と横方向のページ数を点検
- 印刷プレビューで用紙サイズ・向き・余白を確認します。
- 全列が1ページに縮小されているのか、縦方向の行まで1ページに入れられているのかを区別します。
- 本当に印刷する必要がある範囲だけになっているか確認します。
- 不要な空白列や隠れた印刷領域がないか見直します。
幅だけ1ページに収めて縦は分割する
- 元ブックを複製します。
- ［ページレイアウト］の拡大縮小印刷または［ファイル］→［印刷］で「シートを1ページに印刷」などの設定を確認します。
- ［ページレイアウト］→［拡大縮小印刷］で［幅：1ページ］、［高さ：自動］を選びます。列は1ページ幅に収め、行は複数ページにまたがる設定です。
- 必要に応じ印刷の向きを横にし、余白と印刷範囲を適正化します。
- 印刷プレビューで文字の大きさと改ページ位置を確認します。
列の削除より印刷範囲を先に調整
- 全行を必ず1ページに収めると、表が長い場合は文字が非常に小さくなります。
- 用紙をA3に変えればすべて解決するわけではなく、配布先の印刷環境も確認します。
- 印刷範囲を一部だけにすると必要な行が抜ける可能性があります。
印刷プレビューで文字サイズを確認
- 見出しと明細が読める大きさで複数ページに収まっているか確認します。
- 先頭ページと最終ページの両方をプレビューし、合計行が欠落していないか確認します。
横方向だけ1ページにする例
横に12列、縦に100行ある売上明細を、縦横ともに「1ページ」で印刷すると、100行を1枚に詰めるため極端に縮小されます。列がはみ出すことだけが問題なら、［ページレイアウト］の拡大縮小印刷で幅を1ページ・高さを自動にし、縦方向は複数ページへ分ける方法が適切です。Microsoft公式ヘルプも、横方向だけ1ページにする設定を案内しています。
逆に、列が少なく明細が数行の表であれば1ページに収めて問題ない場合もあります。必要な用紙の向き、印刷範囲、余白を先に確かめます。フォントサイズを小さくする前に印刷プレビューの縮小率を見てください。
先頭と最終ページの欠落を見逃さない
印刷範囲を狭めると、合計行や注記が印刷対象から外れる可能性があります。「ページに収まった」を合格とするのではなく、先頭の表題、末尾の集計・備考、横方向の最終列を検査します。見出しを繰り返して印刷する必要があればページ設定の印刷タイトル等の利用を検討します。実際の印刷設定が異なるプリンターへ渡す場合は、PDF化した出力結果も確認すると違いを把握しやすくなります。
参考資料
