納期・回答の遅れが分かった時点で、完成まで黙って待つより、現在地と新しい期限を伝える方が相手は予定を調整しやすくなります。
この記事では、遅延の事実・相手への影響・新しい期限・次回の連絡予定を明確に伝えるための手順と確認ポイントを整理します。対象は、納期や回答の遅れが確定したものの、相手に何をどう伝えればよいか迷っている場面です。
先に結論
遅れが分かった時点で、①何が遅れるか ②今どこまで進んでいるか ③新しい期限 ④次にいつ連絡するかの4点をまとめて伝えます。理由の説明や謝罪を長くするより、相手が予定を組み直せる情報を先に出す方が、信頼を損ねにくくなります。
手順
- 何が遅れるかを特定する。
- 現在どこまで進んでいるかを書く。
- 遅延理由は必要最小限にする。
- 新しい期限を具体的に示す。
- 次に進捗を連絡する日時を示す（さらに遅れる可能性がある場合は特に）。
実務での確認チェック
- [ ] 新期限が現実的
- [ ] 相手への影響を把握
- [ ] 言い訳だけになっていない
- [ ] 次回の連絡日時がある
具体例
『資料3点のうち2点は完成、残り1点の確認に時間を要しています。提出を10/3 17時へ変更させてください。明日12時に進捗を再連絡します。』
連絡文の型
〇の部分を自分の状況に置き換えて使います。
件名：【ご連絡】〇〇の提出期限変更のお願い
〇〇様
お世話になっております。〇〇です。
ご依頼いただいている〇〇について、当初お伝えしていた〇月〇日〇時の提出が難しくなりました。申し訳ございません。
・現在の状況：〇〇まで完了し、〇〇を作業中です
・遅れる理由：〇〇の確認に時間を要しているため
・新しい提出期限：〇月〇日〇時
・次回のご連絡：〇月〇日〇時までに進捗をお知らせします
ご予定に影響がある場合は、完成している部分を先にお渡しするなど調整いたしますので、お知らせください。送る前に、上の「実務での確認チェック」の4項目を満たしているか見直します。
よくある失敗
- 期限の直前や期限を過ぎてから連絡する：遅れが見えた時点で連絡する方が、相手が調整できる余地が大きくなります。
- 理由の説明が長く、新しい期限が書かれていない：「なるべく早く」「近日中に」では、相手は予定を組み直せません。
- 根拠のない新期限を出して、再び遅れる：残っている作業を見積もってから、余裕を持った期限を示します。
- 次回の連絡日を約束しない、または約束した日に連絡しない：進捗が変わらなくても、約束した日には現状を伝えます。
このページでは扱わないこと
- 打ち合わせ・面談などの日程そのものを変更する連絡（このページは、進行中の作業や回答が遅れる場合の連絡に絞っています）
補足
- 本記事は一般的なビジネス連絡の考え方をまとめたものです。社内規程や取引先との契約で連絡方法が決まっている場合は、そちらを優先してください。
確認日: 2026-09-28
