商品マスターに新商品を追加したのに、発注書や見積表のプルダウンに出てこない場合は、入力規則の「元の値」が追加した行を参照しているかを調べます。候補をセルへ書き足しただけでは、固定範囲や手入力リストが自動で増えるとは限りません。プルダウン側の参照方式によって直し方が変わります。
候補リストの参照範囲を調べる
- まずブックのコピーを保存します。実際の商品名と過去の入力データを控えます。
- プルダウンがあるセルを選択して［データ］→［データの入力規則］→［設定］を開きます。
- ［元の値］が、
=商品一覧!$A$2:$A$20のような固定範囲か、=商品候補のような名前か、赤,青,緑のような直接入力かを確認します。別シートの参照式は環境や設定方法により名前付き範囲を使うことがあります。
候補元が分からない場合は「プルダウンセル」ではなく、候補を実際に管理しているマスターシートから辿ると混同を避けられます。
候補を追加しても範囲が広がらない原因
たとえば商品一覧がA2:A20までなのに、新商品をA21に追加した場合、元の値がA2:A20のままなら新商品は候補になりません。
- 固定範囲：データの入力規則の［元の値］をA2:A21へ更新します。
- 名前付き範囲：［数式］→［名前の管理］で名前の［参照範囲］が新行を含むか確かめます。
- 直接入力：［元の値］のカンマ区切り項目に商品を追加します。大量商品を直接列挙する方式は運用に不向きです。
- Excelテーブル由来の候補：テーブルの列に商品を追加すると候補範囲が更新される構成なら、テーブルの外側に入力していないかを確認します。
テーブル・名前の定義を使った管理方法
商品が継続して増えるなら、候補マスターをテーブルに変える方法が便利です。マスター範囲のセルを選んで［挿入］→［テーブル］を作り、見出しに「商品名」を付けます。入力規則の設定画面へテーブル名をそのまま入力すれば必ず動くという意味ではありません。テーブル列を参照する適切な名前付き範囲などを用意し、実際に候補が増えることを確認します。
製品マスターに重複商品名や空白があるとプルダウン選択だけでは区別できません。商品コードを別列で持ち、名称表示と識別キーを分けることも検討します。
新しい候補と過去入力値を検算する
仮の3商品「A品、B品、C品」に「D品」を追加したら、次を確認します。
- 新しい明細セルの候補にD品が現れ、選択できる。
- 以前の発注行で選んだA品〜C品は変化していない。
- プルダウンが設定された他の入力行でもD品を選べる。
- 候補リストから不要項目を消した場合、過去の記録から商品名まで消していない。
商品マスターの更新と既存明細の修正は別作業です。後者を自動で一括変更しない方が履歴を守りやすくなります。
参考資料
