見積もり依頼メールの書き方によって、届く見積書を比べやすいかどうかが大きく変わります。数量や仕様があいまいなまま複数の会社に頼むと、前提がそろわない見積書が届きます。たとえばA社は送料込み、B社は税抜で設置費が別、C社は上位機種で計算している、という具合です。これでは金額を並べても比べられません。 この記事では、件名の...
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機器や設備の修理をメーカーや業者にメールで頼むと、「型番を教えてください」「いつから起きていますか」「写真を送ってください」と質問が返ってくることがよくあります。そのたびにやり取りが増え、受付までに何往復もかかってしまいます。 相手が受付を進めるために必要な情報は、だいたい決まっています。最初の1通でそろえておけば、日...
日程調整のやり取りが何往復も続く原因は、たいてい返信側の情報不足です。「どれでも大丈夫です」「その週は難しいです」と返すと、相手はもう一度候補を出し直したり、確認の質問を送ったりすることになります。 返信1通に入れることは、次の3つです。 どの日時を選んだか（または、どの日時なら可能か） 予定を確定させるのに足りない情...
依頼メールを受け取ったら、すぐに「承知しました」と返したくなります。ただ、内容を確かめずに引き受けると、後から「思っていた成果物と違う」「その期限では無理だった」と分かることがあります。そうなると、依頼した側にも受けた側にも手戻りが出ます。 返信の前に、依頼の中身を短く確認します。そのうえで、次の3つから返し方を選びま...
面識のない相手からの依頼メールを読むとき、相手は「誰からか」「なぜ自分にか」「何を頼まれているか」「引き受けなくても問題ないか」を判断しています。このどれかが欠けると、返信が遅れたり、一斉送信の営業メールと見分けがつかずに後回しにされたりします。 ここでは、初めての相手への依頼を1通で伝えるための要素と書く順番、場面別...
依頼した返事や資料、確認結果が届かないとき、催促のメールを送るのは気が重いものです。しかし、返事がない理由は相手が怠けているからとは限りません。メールが埋もれている、迷惑メールに振り分けられた、担当者が不在、何を返せばよいか分からず止まっている、などの事情もよくあります。 催促メールでは、相手を責めることよりも、相手が...
依頼メールの件名は、相手が受信一覧を見たときに「何を、いつまでに、返信が必要か」を判断するための情報です。本文を開かなければ用件が分からない件名だと、相手は後回しにしやすくなり、期限ぎりぎりになってから気づかれることもあります。 この記事では、依頼メールの件名に入れる要素と順番、【】の使い方、長さの目安を整理し、再送や...
