日程調整のやり取りが何往復も続く原因は、たいてい返信側の情報不足です。「どれでも大丈夫です」「その週は難しいです」と返すと、相手はもう一度候補を出し直したり、確認の質問を送ったりすることになります。
返信1通に入れることは、次の3つです。
- どの日時を選んだか（または、どの日時なら可能か）
- 予定を確定させるのに足りない情報（場所、形式、参加者など）
- 相手が次に何をすればよいか（確定の連絡、URLの送付など）
この記事では、日程の打診を受けた側の返信を3つの場面に分けて、書き方と例文を示します。
場面ごとの返し方
| 場面 | 返信の中心 | 書き添えること |
|---|---|---|
| 候補の中に都合のよい日時がある | 選んだ日時を曜日付きで書く | 第2希望、形式・場所の確認 |
| 候補がすべて合わない | 代わりの候補を具体的に出す | 所要時間の確認、候補を押さえておける期限 |
| 日程が確定した | 確定内容を書き返す | 当日の準備物、連絡先 |
候補日時から選んで承諾する
選んだ日時は、相手の候補をそのまま書き写します。「2番目の候補で」と番号だけ書くと、相手が元のメールを見返す手間がかかりますし、取り違えの原因にもなります。
都合のよい候補が複数あるなら、第1希望と第2希望の両方を伝えると相手が調整しやすくなります。ただし、相手が他の人とも調整している場合は、どちらに決まるかしばらく分かりません。両方を仮押さえするかどうかは自分の予定と相談して決め、確定したら使わなかった枠を空けます。
例文（社外・1つ選ぶ）
件名：Re: お打ち合わせ日程のご相談
株式会社〇〇
〇〇様お世話になっております。△△の□□です。
日程のご連絡をありがとうございます。
いただいた候補のうち、下記でお願いできますでしょうか。10月16日（金）14:00〜15:00
オンラインでの実施と伺っておりますので、接続先のURLをお送りいただけますと幸いです。
当日は私と、担当の△△の2名で参加いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
例文（第2希望も伝える）
いただいた候補のうち、次の2つであれば参加できます。
第1希望：10月16日（金）14:00〜15:00
第2希望：10月17日（土）10:00〜11:00他の方とのご調整もあるかと思いますので、決まりましたらご連絡ください。
10月14日（水）まではどちらの枠も空けておきます。
最後の1行のように「いつまで空けておけるか」を書いておくと、相手の返事が遅れたときにどうするかで迷わずに済みます。
候補が合わないときに別の候補を出す
候補がすべて合わないときに一番避けたいのは、「その日は都合が悪いです」とだけ返すことです。相手は手がかりがないまま候補を出し直すことになり、往復が増えます。
代わりの候補を出すときのポイントは次のとおりです。
- 3つ程度を具体的な日時で出す：「来週のどこか」ではなく日付と時刻で書く
- 時間帯に幅を持たせる：「13:00〜17:00の間で1時間」と書くと、相手が選べる範囲が広がる
- 所要時間を確認する：相手の打診に所要時間が書かれていなければ、自分の想定を書いて確かめる
- 候補の有効期限を書く：いつまでなら押さえておけるか
- 形式を変えれば合うなら書く：「オンラインなら〇日も可能です」など
例文（社外）
〇〇様
お世話になっております。△△の□□です。
日程のご提案をありがとうございます。
あいにくいただいた候補はいずれも先約があり、別の日時をご提案させてください。・10月20日（火）13:00〜17:00の間
・10月21日（水）10:00〜12:00の間
・10月23日（金）15:00〜17:00の間1時間程度と想定しておりますが、違っていればお知らせください。
オンラインでよろしければ、10月17日（土）16:00以降も対応できます。
上記の候補は10月15日（木）まで空けておきますので、ご都合のよい日時をお知らせいただけますと幸いです。
お手数をおかけしますが、よろしくお願いいたします。
例文（社内・チャット）
候補の日はどれも外出が入っていて難しいです。
代わりに、10/20（月）午後か10/21（火）午前ならどこでも1時間取れます。
オンラインなら10/17（金）16時以降もいけます。
確定後に内容を書き返して確認する
相手から「では〇日でお願いします」と確定の連絡が来たら、そのまま「承知しました」で終わらせず、確定した内容を書き返します。日付と曜日のずれ、午前と午後の取り違え、場所の勘違いは、この時点で見つかることが多いからです。
書き返す項目は次のとおりです。
| 項目 | 例 |
|---|---|
| 日時 | 10月16日（金）14:00〜15:00 |
| 形式・場所 | オンライン（URLは前日までにご送付）／御社〇階会議室 |
| 参加者 | 当方：□□、△△ |
| 議題・目的 | 〇〇のご提案内容の確認 |
| 事前準備 | 当方から資料を前日までに送付 |
| 当日の連絡先 | 遅刻や接続トラブル時の電話番号 |
全部を毎回書く必要はありません。相手との間でまだ決まっていない項目、勘違いが起きやすい項目を選んで書きます。
例文（社外・訪問）
〇〇様
ご調整いただきありがとうございます。
下記の内容で承知いたしました。日時：10月16日（金）14:00〜15:00
場所：御社 本社3階（受付で□□とお伝えします）
参加：当方は□□、△△の2名
内容：〇〇のご提案内容のご説明資料は10月15日（木）中にメールでお送りします。
当日、交通事情などで遅れる場合は、090-XXXX-XXXX（□□）からご連絡いたします。
どうぞよろしくお願いいたします。
例文（社内・オンライン）
10/16（木）14:00〜15:00、Teamsで了解です。招待を送りましたので、届いているか確認をお願いします。
議題は〇〇の件で、資料は前日までに共有フォルダに置きます。
往復が増える返信と、その直し方
| 往復が増える返信 | 何が足りないか | 直した例 |
|---|---|---|
| 「どれでも大丈夫です」 | 相手がもう一度選んで連絡する必要がある | 「すべて可能ですが、第1希望は16日（木）14時です」 |
| 「2番目でお願いします」 | 番号だと取り違えやすい | 「10月16日（金）14:00〜15:00でお願いします」 |
| 「来週ならいつでも」 | 実際には空いていない時間が混ざっている | 空いている日時を3つ程度、具体的に書く |
| 「その日は難しいです」 | 代わりの候補がない | 代わりの候補日時を書き添える |
| 「承知しました」だけ | 確定内容の認識がそろっているか分からない | 日時・場所・参加者を書き返す |
送信前のチェック
- 日付と曜日が合っているか（カレンダーで照らし合わせる）
- 午前・午後の区別がはっきりしているか（24時間表記のほうが誤解が少ない）
- 開始時刻だけでなく終了時刻、または所要時間が書いてあるか
- 自分以外の参加者がいる場合、その人の予定も確認したか
- 海外の相手なら、どの時間帯（タイムゾーン）の時刻か書いてあるか
- 仮押さえした枠を、確定後に空ける段取りになっているか
日程調整の返信は、相手が次の連絡をしなくても予定を確定できるかどうかが分かれ目です。選んだ日時を書き写し、合わなければ代わりの候補を出し、確定したら内容を書き返します。この3つを守れば、多くの場合は1〜2往復で予定が決まります。
