発注は済ませたものの、いつ届くかがはっきりしない。後工程や納品先との予定を組むために、発注先に納期の見込みを聞いておきたい。そんなときに送る確認メールの書き方をまとめます。
ここで扱うのは、約束の期日より前に見込みを聞く連絡です。期日を過ぎても届かないときや、返信がないときの催促とは目的が違います。まだ相手に落ち度がない段階なので、問い詰める調子にならないようにすることが大切です。
納期確認のメールが必要になる場面
- 発注時の納期が「〇月上旬予定」「確定次第連絡」など、幅のある形でしか示されていない
- 注文請書や受注確認に納期の記載がない
- 工事日・イベント・顧客への納品など自社側の予定が決まり、それに間に合うか確かめたい
- 品目が多く、品目ごとに出荷時期が違いそう
- 納期が長い品物で、途中の状況を確認しておきたい
一方、注文請書などで納期がすでに確定している注文について何度も確認すると、相手の手間を増やすだけになります。送る前に、過去のやり取りや受注確認を見直し、確定済みでないかを確かめます。
注文を特定する情報をそろえる
発注先は多くの注文を同時に扱っています。どの注文の話なのかを、相手が自社の記録から探せる形で書きます。
| 情報 | 書く理由 |
|---|---|
| 注文番号（発注書番号） | 最も確実に特定できる。相手側の受注番号が分かれば併記する |
| 発注日 | 番号が見当たらない・食い違う場合の手がかりになる |
| 品名・型番 | 1つの注文に複数の品目がある場合に区別できる |
| 数量 | 分納や数量違いがないかの確認にも使える |
| 納品先 | 拠点が複数ある場合に必要 |
| 見積書番号 | 見積書をもとに発注した場合の照合に使える |
自社の発注番号と相手の受注番号が別になっていることはよくあります。分かる範囲で両方書いておくと、相手が照合する手間が減ります。
何を知りたいのかを分けて書く
「納期はいつ頃になりますか」とだけ聞くと、出荷日なのか到着日なのか、全量なのか一部なのかがあいまいなまま返ってきます。知りたいことを分けて聞きます。
- 出荷予定日（発送する日）
- 到着予定日（納品先に届く日）
- 全量を一度に納品するのか、分けて納品するのか
- 配送方法と、出荷後に追跡番号を連絡してもらえるか
- 現時点の日付は確定か、見込みか
毎回すべてを聞く必要はありません。自社の予定に関係するものだけに絞ります。たとえば工事の日程を組みたいなら到着予定日が、検品の担当者を手配したいなら到着予定日と数量が要点になります。
希望納期には理由と許容範囲を添える
希望納期を伝えるときは、日付だけでなく、なぜその日が必要なのか、どこまでなら調整できるのかも添えます。相手が対応を考えやすくなります。
- 「10月23日（金）までに納品先へ届いていると助かります。26日（月）から設置作業を予定しているためです」
- 「遅くとも10月26日（月）の午前中に届けば対応できます」
発注時の取り決めより早い納品を求める場合は、確認ではなく依頼や相談になります。その場合は前倒しできるかどうかをはっきり聞き、難しいときの代わりの方法（一部だけ先に出荷できるかなど）も合わせて尋ねます。
回答期限を付ける
回答期限がないと、相手は急ぎではない連絡と受け取り、後回しにしがちです。自社が予定を確定させなければならない日から逆算して、回答期限を決めます。
- 「10月14日（水）までにご回答いただけますと幸いです」
- 「確定前でしたら、現時点の見込みで構いません」
「見込みで構いません」と書いておくと、相手が日付の確定を待って返信を遅らせることを防げます。
予定が変わりそうなときの連絡も頼んでおく
回答をもらった後で、状況が変わることもあります。確認の段階で「予定が変わりそうな場合は、分かった時点でお知らせください」と頼んでおくと、遅れが分かったときに早めに知らせてもらいやすくなります。
例文1：1品目の納期を確認する
件名：納期のご確認（注文番号：PO-2026-0815／〇〇ユニット）
株式会社△△
営業部 田中様いつもお世話になっております。〇〇株式会社 購買担当の佐藤です。
9月28日に発注いたしました下記の注文について、納期の見込みを確認させてください。【対象の注文】
・注文番号：PO-2026-0815
・品名・型番：〇〇ユニット XY-200
・数量：20台
・納品先：弊社 第二倉庫（東京都〇〇区…）【確認したいこと】
- 出荷予定日と、第二倉庫への到着予定日
- 20台を一括で納品いただけるか、分納になるか
【希望納期】
10月23日（金）までに届いていると助かります。26日（月）から設置作業を予定しているためです。恐れ入りますが、10月14日（水）までにご回答いただけますでしょうか。確定前でしたら、現時点の見込みで構いません。
また、今後予定が変わりそうな場合は、分かった時点でお知らせいただけますと幸いです。お忙しいところ恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
例文2：複数の品目をまとめて確認する
品目が多い場合は、品目ごとに記入欄を作って、そこに書き込んで返信してもらうと回答漏れが減ります。メールの表示環境によっては表が崩れるので、1品目1行で書いておくのが無難です。
件名：品目別の出荷予定のご確認（注文番号：PO-2026-0902／3品目）
株式会社△△
受注ご担当 小林様いつもお世話になっております。〇〇株式会社の佐藤です。
9月30日付の注文（注文番号：PO-2026-0902）について、品目ごとの出荷予定を確認させてください。
お手数ですが、各行の「出荷予定日」にご記入のうえ、ご返信いただけますでしょうか。
- ケーブル CB-10／100本／希望到着日 10月23日 → 出荷予定日：
- 変換アダプタ AD-3／50個／希望到着日 10月23日 → 出荷予定日：
- 収納ラック RK-7／4台／希望到着日 10月30日 → 出荷予定日：
品目によって出荷日が異なる場合や、分納となる場合は、品目ごとにお知らせください。
10月14日（水）までにご回答いただけますと助かります。見込みの日付で構いません。よろしくお願いいたします。
例文3：希望日に間に合うかだけを確かめる（短い版）
普段からやり取りがある相手や、チャットで連絡している相手であれば、短くまとめてもかまいません。それでも、注文の特定・聞きたいこと・回答期限の3点は省きません。
田中様
お世話になっております。佐藤です。
注文番号 PO-2026-0815（〇〇ユニット 20台）について、10月23日（金）までに第二倉庫へ届く見込みかどうかだけ教えていただけますか。
14日（水）中にお返事いただけると助かります。よろしくお願いします。
件名の付け方
件名には、何についての確認かと、注文を特定する情報を入れます。
- 納期のご確認（注文番号：PO-2026-0815）
- 【10/14までにご回答のお願い】〇〇ユニットの納期について
- 出荷予定日のご確認（9月28日発注分）
まだ期日前の確認なので、「至急」「再度」など、催促と受け取られる言葉は必要がない限り使いません。
送る前のチェック
- 注文番号・品名・数量が発注書と一致している
- 宛先が、その注文を扱う担当者（営業か受注・出荷の担当か）になっている
- 出荷日と到着日のどちらを知りたいかを書いた
- 希望納期と、その理由を書いた
- 回答期限を書き、見込みでもよいかを伝えた
- 予定が変わりそうなときの連絡をお願いした
回答をもらったら、発注を管理している一覧表に「回答日・出荷予定日・到着予定日・確定か見込みか」を記録しておきます。見込みの回答だった場合は、いつ確定の連絡をもらうかも書いておくと、確認漏れを防げます。回答期限を過ぎても返信がないときは、改めて確認の連絡を入れます。
