担当者が替わることを取引先に知らせるメールでは、挨拶の言葉よりも、「いつから・誰に・何を連絡すればよいか」が分かることが大切です。相手が知りたいのは、切替日からの連絡先と、いま進んでいる案件が止まらないかどうかです。
この記事では、前任者が送るメールと後任者が送るメールの例文、進行中の案件の書き方、CCの付け方を順に紹介します。社内で業務を渡すための引継ぎ書やチェックリストは、別に用意してください。
送る前に決めておくこと
メールを書く前に、次の項目を社内で確定させます。決まっていないまま送ると、あとから追加の連絡が必要になります。
| 項目 | 決めておく内容 |
|---|---|
| 切替日 | 何月何日から後任が窓口になるか |
| 後任の情報 | 氏名・部署・メールアドレス・電話番号 |
| 前任が連絡を受けられる期間 | 切替日のあと、前任がいつまで連絡を受けられるか |
| 進行中の案件の担当 | 案件ごとに、前任が最後まで持つのか、後任に移すのか |
| 送る相手 | 取引先の窓口担当者だけか、経理担当者や先方の上長にも送るか |
| 変更の理由 | 異動・退職・担当替えのどれを、どこまで書くか（社内ルールに従う） |
| 送る時期 | 相手が予定を調整できるよう、切替日より余裕をもって送る |
変更の理由は、「異動により」「退職により」程度で十分です。詳しい事情を書く必要はありません。社外への伝え方が社内で決まっている場合は、それに合わせます。
送る順番とCCの付け方
基本の流れは次のとおりです。
- 前任者が、後任者をCCに入れて担当の変更を知らせる
- 後任者が、そのメールに返信する形で挨拶する
- 切替日まで（または決めた期間）は、前任者と後任者の両方がやり取りに入る
前任者のメールのCCに後任者を入れておけば、相手は後任者のアドレスをそのまま登録できます。相手が「全員に返信」をすれば、前任者と後任者の両方に届きます。
| 宛先欄 | 入れる人 |
|---|---|
| To | 取引先の窓口担当者 |
| CC | 後任者。必要に応じて、自社の上長や取引先側の関係者 |
複数の取引先に知らせる場合も、1社ずつ個別に送るのが基本です。進行中の案件や先方の関係者は会社ごとに違います。また、一斉送信でToやCCに複数社のアドレスを入れると、ほかの取引先にアドレスが見えてしまいます。やむを得ず一斉に送る場合は、取引先のアドレスをBCCに入れ、送信前に宛先欄を必ず確認します。
例文1：前任者が送るメール（後任者をCCに入れる）
件名：【担当者変更のお知らせ】〇〇株式会社 営業担当（11月2日より）
株式会社山田商事
総務部 佐藤様
CC：鈴木（弊社 営業部）
いつもお世話になっております。〇〇株式会社の田中です。
このたび社内異動により、11月2日（月）より、
貴社のご担当を同じ営業部の鈴木に引き継ぐことになりました。
本メールのCCに鈴木を入れております。
■切替日
2026年11月2日（月）
■後任者
営業部 鈴木 一郎
メール：suzuki@example.com
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
■進行中の案件
・パンフレット制作（11月20日納品予定）
11月2日以降は鈴木が担当いたします。仕様と進行状況は鈴木へ共有済みです。
・10月分のご請求
10月末に私からお送りします。11月以降のお支払いに関するお問い合わせは、鈴木が承ります。
■切替日までのご連絡
10月30日（金）までは、引き続き私（田中）にご連絡ください。
その際、鈴木もCCに入れていただけますと、引き継ぎが確実になります。
11月2日（月）以降は、鈴木宛てにご連絡をお願いいたします。
これまで大変お世話になり、ありがとうございました。
今後とも変わらぬお引き立てのほど、よろしくお願い申し上げます。
この例文で押さえているポイントは次のとおりです。
- 切替日と、前任者が最後に対応する日を分けて書いている
- 進行中の案件ごとに、「誰が・いつから」担当するかを書いている
- 請求や支払いの窓口が変わるかどうかにも触れている
例文2：後任者が送るメール（前任者のメールへの返信）
前任者のメールに「全員に返信」で送ります。後任者からの返信には、引き継ぎが済んでいることと、変わらない予定を書くと、相手が安心できます。
件名：Re: 【担当者変更のお知らせ】〇〇株式会社 営業担当（11月2日より）
株式会社山田商事
総務部 佐藤様
CC：田中（弊社 営業部）
はじめまして。〇〇株式会社 営業部の鈴木と申します。
田中からご案内のとおり、11月2日より貴社を担当させていただきます。
進行中のパンフレット制作については、仕様とスケジュールを田中から引き継いでおります。
11月20日の納品予定に変更はございません。
これまでのやり取りでご留意いただいている点やご要望がございましたら、
お知らせいただけますと幸いです。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
――――――――――
〇〇株式会社 営業部
鈴木 一郎
メール：suzuki@example.com
電話：〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
着任後に改めて詳しい挨拶を送る予定であれば、この返信は短くまとめて構いません。
進行中の案件の扱いを書き分ける
案件の状態に合わせて、次のように書き分けます。
| 案件の状態 | 書き方の例 |
|---|---|
| 切替日までに終わる | 「〇〇は10月30日に納品予定のため、最後まで田中が対応いたします。」 |
| 切替日をまたぐ | 「〇〇は11月2日以降、鈴木が担当いたします。進行状況は共有済みです。」 |
| 前任者が区切りまで担当する | 「〇〇は11月末の納品まで田中が担当し、その後のお問い合わせは鈴木が承ります。」 |
| 請求・支払いが関係する | 「10月分のご請求は私からお送りします。11月以降のご請求とお問い合わせは鈴木が対応いたします。」 |
| 相手からの回答を待っている | 「〇月〇日にお送りした〇〇へのご回答は、鈴木宛てにお送りいただけますと幸いです。」 |
| 扱いがまだ決まっていない | 「〇〇の今後の進め方については、11月上旬に鈴木から改めてご連絡いたします。」 |
案件が多い場合は、すべてを本文に書くより、主な案件だけを挙げるほうが読みやすくなります。残りは「そのほかの案件も鈴木へ引き継いでおります」とまとめます。
状況別に差し替える一文
退職する場合
「このたび、10月30日をもちまして退職することとなりました。」
退職後の個人的な連絡先は書かず、窓口を会社の後任者にまとめます。前任者のアドレスに届いたメールをどう扱うか（自動応答や転送）は、社内での設定方法を確認し、切替日までに準備しておきます。
急な変更で知らせるのが直前になった場合
「急なご連絡となり申し訳ございません。社内の事情により、〇月〇日より担当が替わることになりました。」
後任が決まっていない場合（暫定の窓口を置く場合）
「後任が決まるまでの間は、営業部 部長の〇〇が窓口を務めます。後任が決まり次第、改めてご連絡いたします。」
1人ではなくチームで担当する場合
「11月2日以降は、営業部の鈴木と高橋の2名で担当いたします。ご連絡は共通の窓口（sales@example.com）宛てにお送りください。」
切替日の前後に気をつけること
- 切替日までは、前任者と後任者の両方をCCに入れてやり取りする
- 切替日の前に、相手のメールに返信していないものや回答を待っているものがないかを前任者が確認し、後任者に渡す
- 切替日のあとに前任者へ届いた連絡は後任者に転送し、相手への返信は後任者から送る
- 署名や自動応答に後任者の連絡先を載せる期間を決めておく
送信前のチェックリスト
- 切替日の日付と曜日が合っている
- 後任者の氏名・部署・メールアドレス・電話番号に誤りがない
- 後任者をCCに入れた
- ToやCCにほかの取引先のアドレスが入っていない
- 進行中の案件ごとに、誰がいつまで担当するかを書いた
- 請求や支払いの窓口が変わるかどうかを書いた
- 切替日までの連絡先と、切替日からの連絡先を分けて書いた
- 変更理由の書き方が社内ルールに沿っている
