Outlookに複数アカウントを登録している場合、返信や新規作成時に差出人アドレスが意図したものかを必ず確認します。既定アカウントと実際の差出人が一致するとは限りません。
差出人アドレスと実際の送信権限を確認する
- 新規メールと返信メールでは、差出人がどう選ばれるか確認します。
- 仕事用と個人用の署名が適切に切り替わるかを調べます。
- 差出人欄が非表示ならOutlookの版に応じて表示します。
- 送信代理や共有メールボックスを使っているかも確認します。
送信画面の差出人を固定する工夫
- テスト用の新規メールを作成します。
- クラシックOutlookでは［オプション］などから［差出人］欄を表示できます。
- 送信先を入力する前に差出人アドレスを選び、署名を確認します。
- 新しいOutlookやWeb版では作成画面の［差出人］の表示・選択欄を探して、実際に送信可能な登録アカウントを指定します。画面に表示がなければ作成画面のメニューを確認し、共有メールボックスからの送信権限を持つか管理者へ確認します。差出人名だけを手入力しても送信元アドレスは変更されません。
- 自分の確認用アドレスへテスト送信し、受信したメールの差出人表示を確認します。
表示上の差出人と送信権限は別
- 「送信者名」だけ見てアドレスのドメインを確認しないと、誤送信につながります。
- 共有メールボックスに送信権限がない場合、差出人を選んでも送信に失敗することがあります。
- 既定アカウント変更は他の操作にも影響するため、まず個別メールで選択する運用を検討します。
送信済みの送信者と署名を確認する
- 新規メール・返信・転送の3パターンで差出人を確認します。
- 署名と送信済みフォルダの保存先も必要に応じ点検します。
仕事用と個人用を間違えない送信前チェック
2つのメールアカウントを同じOutlookで使っている場合、返信は通常受信アカウントに沿って差出人が選ばれることがありますが、新規メールや共有メールボックスからの送信では意図した差出人になっているかを毎回確認する必要があります。
送信前に［差出人］欄、署名、返信先、宛先の組み合わせを確認します。請求書送付などでは件名や添付が正しくても、個人の差出人で送ると取引先が返信しづらくなります。会社の共有アドレスを差出人にしたい場合は、表示だけを変更するのではなく、実際の送信権限が付与されているかも確認してください。
参考資料
