Outlookで毎週の定例会議のうち1回だけ時間を変えたい場合、**「この回のみ」と「系列全体」**を取り違えないことが重要です。系列全体を変更すると他の週まで移動することがあります。
今回だけ変更するかシリーズを変えるか決める
- 対象が自分が主催した会議か、招待された会議かを確認します。
- 変更対象の日付を具体的に特定します。
- その1回だけ変更するのか、以後すべてを変更するのか整理します。
- すでに個別変更された例外回か、通常の系列回かを調べます。
1回分を選び直して修正する
- 予定表から対象の日付の会議を開きます。
- クラシックOutlookでは、定期予定を開くと表示される［この項目のみ］と［系列全体］から、今回だけなら［この項目のみ］を選びます。新しいOutlookでは［系列内の1つのイベントを編集］、［系列の編集］、［このイベントと次のすべてのイベントを編集］などの選択肢があり、2つ目・3つ目を選ぶと他の日にも影響するため注意してください。
- 開始時刻・終了時刻・場所だけを修正します。
- 主催者なら更新を送信し、招待者に変更を知らせます。
- 次回以降の定例会議を開き、変更されていないことを確認します。
系列全体への変更に注意する
- 自分が主催者ではない会議の日時を他の参加者に反映させる変更はできません。変更が必要なら主催者に依頼します。自分だけ予定表の表示を移すと、主催者や相手の予定には反映されない可能性があります。
- 1回だけの日時変更には、前後の予定をまたぐ場合の制限があります。
- 系列全体を誤って編集すると各回へ影響するので、変更前の状態を控えてください。
変更対象日と翌週の時刻を比べる
- 変更した1回の予定だけが新しい時刻になり、前週と翌週は元のままか確認します。
- 出席者側の予定表でも更新されたか、必要に応じ連絡します。
週次会議の1回だけ時間を変える例
毎週月曜日の定例会議のうち、来週だけ開始を30分遅らせたい場合、カレンダーで対象日を開いたときに表示される**「この予定のみ（今回のみ）」と「予定の系列全体」**の選択を取り違えないことが重要です。系列全体を変更すると、以後の毎週の予定まで変わる可能性があります。
変更後は今回の予定とその翌週の予定を並べて、翌週の時刻が元のままか確認してください。参加者を招待している会議は、変更通知が送られる相手と内容も点検します。例外の1回を取り消す場合も、系列全部の削除操作にならないよう注意します。
参考資料
