支払期限を過ぎた請求を見つけても、すぐに「未払いです」と送らない方が安全です。
すでに入金されているのに、振込名義や合算入金のために照合できていない可能性があります。
1. 送った請求書を開く
まず、自分が実際に送った請求書で確認します。
- 請求番号
- 請求額
- 発行日
- 支払期限
- 振込先
- 取引先名
テンプレートや管理表だけで判断せず、送付した確定版と合わせます。
2. 銀行明細を期限前後でもう一度見る
支払期限当日だけではなく、数日前から数日後まで見ます。
振込名義が、
- 法人名の略称
- 代表者名
- 親会社名
- 決済代行会社名
になっていないか確認します。
3. 同額だけでなく合算・分割を確認する
請求額55,000円を探していても、
110,000円 = 55,000円 + 別請求55,000円
の合算入金かもしれません。
逆に半額だけ先に入っている可能性もあります。
「完全一致がない=未入金」と決めません。
4. 請求書を差し替えていないか確認する
送付後に、
- 金額修正
- 宛名変更
- 支払期限変更
- 値引き
- 相殺
などをしていないか確認します。
古い請求書を基準に催促すると誤連絡になります。
5. 相手側の窓口を確認する
営業担当へ送った請求書が、経理へ届いていないこともあります。
過去の取引で、
- 請求専用メール
- 請求ポータル
- 指定締め日
がなかったか確認します。
6. 事実だけを記録してから連絡する
連絡前に、
請求No：INV-260901
金額：110,000円
期限：9/30
10/1 10:00銀行明細確認：該当なし
振込名義候補：確認済み
のように残します。
別担当者が二重で催促する事故も防げます。
7. 最初の連絡は確認依頼として送る
初回は、
10月1日時点で弊社側では入金を確認できておりません。
すでにお手続き済みの場合は行き違いにつきご容赦ください。
のように、自社側の確認結果として伝えます。
請求番号・金額・期限を一緒に書き、相手がどの請求かすぐ確認できるようにします。
法的対応は別の段階として扱う
長期の滞納、契約上の遅延損害金、法的な催告、取引停止などは、単なる入金確認メールとは別の論点です。
契約条件や取引状況によって対応が変わるため、必要に応じて弁護士などの専門家へ確認します。
最初の目的は、本当に未入金なのかを確認し、行き違いを避けて事実を共有することです。
