提案書_最終.docx
を直して、
提案書_最終_修正版.docx
になり、さらに、
提案書_最終_修正版2_本当の最終.docx
になる。
これはよくある版管理事故です。
ファイル名に情報を詰め込みすぎない
ファイル名で最低限分かればよいのは、
- 何のファイルか
- いつのものか
- 何版か
程度です。
担当者名、状態、顧客名、説明を全部入れると長くなり、ルールが崩れます。
日付は並べ替えやすい形式にする
日付を入れるなら、
20260913
または
2026-09-13
のように「年→月→日」にすると、名前順でも時系列に並びます。
9月13日 と 09-13 と 0913 を混在させない方が重要です。
版番号はv01から始める
軽い更新を何度も行うなら、
- v01
- v02
- v03
のように固定桁で持つと並びやすくなります。
大きな変更を区別したいなら、
- v1.0
- v1.1
- v2.0
でも構いません。
大切なのは「v2がv10より後ろに並ぶ」といったソート問題を避けることです。
「最終」「確定」は1種類だけ
状態語を使うなら増やしません。
たとえば、
draftreviewapproved
の3状態だけにする方法があります。
「最終」「確定」「最終確定」「確定版2」のように表現が増えると、どれが本当に正しいか分からなくなります。
変更履歴はファイル名へ入れない
「誤字修正」「価格変更」「画像追加」まで名前へ書くと長くなります。
変更内容はREADME、変更履歴シート、文書内の履歴欄など別の場所へ残します。
小さな事業ならこの形で十分
たとえば、
見積テンプレート_2026-09-13_v03.xlsx
業務手順書_v1.2.docx
商品一覧_20260913.csv
くらいで十分です。
共同編集クラウドを使う場合は、毎回コピーを増やすよりバージョン履歴を使う方が向いていることもあります。
ファイル名版管理の目的は、「完璧な管理規格」を作ることではなく、今使うファイルを迷わず選べることです。
