メールを送った。
確認依頼を出した。
その瞬間、「自分の作業は終わった」と感じます。
しかし案件自体は終わっていません。
返答待ちは、送った直後が一番忘れやすい仕事です。
最低4項目だけ残す
待ち仕事には、
- 誰に
- いつ
- 何を頼んだか
- いつ再確認するか
を残します。
たとえば、
|相手|依頼日|内容|再確認日|
|---|---|---|---|
|A社 山田さん|9/13|見積条件確認|9/16|
これだけでも十分です。
依頼日は「何日前から待っているか」を見るため
再確認日だけだと、長期放置に気づきにくくなります。
依頼日があれば、
もう10日待っている
と分かります。
内容は1行で具体的に
「確認待ち」だけでは、返事が来ても何の話だったか思い出す必要があります。
9月見積の納期条件
のように具体的にします。
再確認日は催促日とは限らない
再確認日は、
この日にまだ待ち状態なら、人が見る日
です。
その日に必ず催促する必要はありません。
状況を見て、
- もう少し待つ
- メールする
- 電話する
- 別担当へ確認する
を決めます。
返答が来たら次回アクションへ変える
返事を受け取った時点で、そのWAITは閉じます。
そして必要なら、
回答内容を見積書へ反映する
のようなNEXTを新しく作ります。
週1回、WAITだけを見る
毎日全部の返答待ちを見る必要はありません。
週1回でも、
- 再確認日を過ぎたもの
- 依頼から長く経ったもの
- 重要案件
だけ確認します。
返答待ちは「何もしない仕事」ではありません。
待っている事実を管理する仕事として残すと、案件が消えにくくなります。
