文章の誤字は見つけやすいのに、数字の誤りは自然な文章の中へ紛れます。
120,000円
が本当は
102,000円
でも、文章としては違和感がありません。
そこで、文章チェックと数字チェックを分けます。
金額だけを見る
最初に、
- 単価
- 小計
- 税額
- 合計
- 値引き
- 送料
など金額だけを拾います。
見積・元データ・計算表など、どこを正本にするか決めて照合します。
税率・割合を見る
割合は桁が少ないため見落としやすくなります。
- 税率
- 割引率
- 進捗率
- 利益率
などを別に確認します。
「10%」と「0.1」を混在させる計算表では、表示形式も確認します。
件数を見る
文章本文に、
対象は25件です
とあり、表には24行しかない、ということがあります。
本文・表・集計値を横断して件数を合わせます。
日付を見る
日付は、
- 曜日
- 年
- 月
- 期限
- 対象期間
を確認します。
テンプレートを使い回した文書では、前年の日付が残ることがあります。
小計と合計を見る
明細が正しくても合計が古いまま、という事故があります。
- 明細合計
- 小計
- 税
- 総額
を再計算します。
Excelで作っているなら、手計算ではなく数式セルの参照先も確認します。
単位を見る
円、千円、万円、件、人、時間。
数字が同じでも単位が違えば意味が変わります。
表タイトルや注記まで見ます。
数字の正本を決める
数字が違ったときに、
Excelが正しいのか
見積書が正しいのか
システムが正しいのか
を毎回考えると時間がかかります。
業務ごとに「この数字はここを正本とする」を決めます。
最後に数字だけ横断チェックする
文書を最初から読み直すのではなく、
金額 → 率 → 件数 → 日付 → 合計 → 単位
の順で数字だけを見ると、別の視点で確認できます。
1枚で使える数字チェック表
|種類|文書内の値|正本|確認|
|---|---:|---|---|
|単価|10,000円|見積データ|OK|
|数量|10件|納品一覧|OK|
|小計|100,000円|再計算|OK|
|税額|10,000円|計算表|OK|
|合計|110,000円|再計算|OK|
|支払期限|9/30|契約・請求条件|OK|
文章を上から読みながら確認するより、「数字だけ」を一覧にした方が、同じ金額が別の場所で違っていることに気付きやすくなります。
数字が合わなかったときの順番
- 元になる数量・単価を確認
- 計算式を再計算
- 文書への転記値を確認
- 単位・税込税抜など表示条件を確認
- テンプレートの古い数字が残っていないか確認
特に合計だけを直接書き換えると、明細との不整合が残ります。
上流の数字から下流の合計へ順番に確認すると、どこで差が生まれたか追いやすくなります。
数字の校正は、文章を上手に読むことではなく、複数箇所の数字が同じ根拠へつながっているか確かめる作業です。
