Outlookで添付ファイルを開いたはずなのにPC上で見つからないときは、プレビューで見ただけか、実際に［ダウンロード］や［名前を付けて保存］を行ったかを確認します。新しいOutlook・従来版・ブラウザー版では保存先の動作が異なります。
プレビューと保存の違い
添付のプレビューは内容を見る機能であり、指定フォルダーに保存したことを意味しません。メールの添付メニューを開き、［ダウンロード］［OneDriveに保存］［名前を付けて保存］など、実行した操作を思い出します。OneDriveに保存していればローカルのダウンロード一覧ではなくクラウド側を探す必要があります。
ダウンロード先と最近使ったファイルを調べる
新しいOutlookやWeb版では、前回保存したフォルダーなどを候補にして保存先を選ぶ案内があります。従来版では［ドキュメント］が既定の保存場所として説明されています。Windowsのエクスプローラーで［ダウンロード］［ドキュメント］、指定した作業フォルダーを順番に確認します。単に「Outlookは必ずダウンロードに保存する」とは断定できません。
同名ファイルがある場合の識別
同じファイル名の添付を繰り返し保存すると、名前に連番が付いたり、別フォルダーに保存されていたりします。エクスプローラーでファイル名と更新日時、サイズを比較し、内容を開いて正しい版か確認してください。取引先の機密ファイルなら、検索結果から誤って共有しないように注意します。
共有リンクだった場合の扱い
添付に見えるものが、実際にはOneDriveやSharePointの共有リンクである場合もあります。その場合は共有元の権限やリンク有効期限が関係し、ローカルにはまだ保存されていない可能性があります。保存先が判明したら、必要な版を明示したフォルダーへ移し、メールとの対応を記録します。
参考資料
