PDFを画面で確認するとコメント・スタンプ・マーカーが見えるのに、紙へ印刷すると消えていることがあります。Acrobatの印刷設定で［コメントとフォーム］の項目を確認してください。 ［文書］だけを印刷する設定ではコメントが含まれず、［文書と注釈］や［文書とマークアップ］などの設定で印刷対象が変わります。
画面に見えるものがすべて印刷されるとは限らない
PDFには本文の文字・画像のほかに、付箋コメント、蛍光マーカー、スタンプ、フォームの入力値など、性質の違う要素があります。印刷設定はこれらを別々に扱えるため、画面で見えているからといってそのまま印刷されるとは限りません。
特に契約書への確認スタンプ、添削済みの報告書、社内レビューコメントを紙で回覧するときは、必要な注釈が印刷される設定を確かめる必要があります。
注釈を含めて印刷する手順
- 元PDFのコピーを用意し、AcrobatまたはReaderで開きます。
- ［印刷］を選び、印刷ダイアログの［コメントとフォーム］または［注釈とフォーム］を探します。
- 通常の本文だけでよい場合は［文書］を選びます。
- コメントやマークアップも必要なら［文書と注釈］［文書とマークアップ］などを選択します。
- スタンプだけを紙に出したい場合は［文書とスタンプ］のような選択肢があるか確認します。
- まず注釈のある1ページだけ印刷し、必要な要素が反映されたか確認します。
Adobeの公式説明では、［文書］はフォームフィールドと本文のみ、［文書と注釈］はコメントを含み、［文書とスタンプ］はスタンプだけを追加して印刷する設定です。この違いを把握しておくと、なぜスタンプだけ印刷されたのかを説明できます。
付箋のコメント本文が紙に出ない場合
付箋アイコンは印刷されても、ポップアップに入力した長文コメントまでは紙面に表示されない場合があります。Adobeのヘルプには、注釈のポップアップを印刷する設定や、コメントを一覧にして印刷する方法が案内されています。
文字の大きなコメントは本文上に重なると読みにくくなることがあります。そのため、本文とコメント一覧を別ページで印刷する方法も検討します。添削や確認履歴を記録する目的なら、注釈を重ねて出すより一覧にまとめた方が読みやすい場合があります。
ブラウザから印刷している場合
ChromeやEdgeなどのPDFビューアでは、Acrobatと同じ印刷項目が表示されないことがあります。注釈の印刷が目的なら、AcrobatまたはReaderで開き、注釈対象を指定できるか確認します。
また、マークアップを印刷できる設定でも、一部の注釈の種類や非表示状態によって結果が異なることがあります。重要な指摘は、紙で見えるかを必ず試してください。
送付前の確認
コメント付きPDFを外部へ送るときは、相手に注釈まで見せてよいか確認します。社内レビューのメモには公開してはいけない情報が含まれることもあります。印刷したい場合と、配布用PDFからコメントを除きたい場合は、別ファイルとして管理すると誤配布の防止につながります。
参考資料
