Microsoft 365の共有リンクでは、「組織内のユーザー」と「特定のユーザー」の選択を間違えると、意図しない人まで開けたり、逆に受信者がアクセスできなかったりします。リンクを送る前にアクセス範囲と編集権限を別々に確認します。
共有範囲の選択肢を見分ける
「組織内のユーザー」は組織内でリンクを受け取った人がアクセスできる種類であり、必ずしも個別に指定した宛先だけに制限されません。「特定のユーザー」は指定された人に限定する方式です。閲覧のみ・編集可能は別の設定項目なので、「特定のユーザー」を選んだだけで閲覧専用になるわけではありません。第三者に転送されたときのアクセス条件も考えましょう。
会社のポリシーで使えない設定を確認
SharePointやOneDriveの管理者は外部共有、匿名リンク、既定のリンク種別、有効期限を制限できる場合があります。使いたい選択肢が表示されないとき、個人設定の不具合と決めつけず組織ポリシーを確認してください。制限を回避するために個人アカウントへコピーすることは、情報管理上の問題になることがあります。
送信前にアクセスできる人を確認
共有ボタンを押し、リンク設定を開いたら、対象者・編集許可・必要なら有効期限を一つずつ決めます。外部の取引先1名に送る資料なら「特定のユーザー」と「閲覧のみ」が適切か検討します。社内の複数人で編集する議事録なら、組織内共有と編集許可の組み合わせが適する可能性があります。どちらの場合も、共有先のアドレスを確認してください。
共有後に権限を監査する
共有後に［アクセスの管理］で実際のリンクと直接アクセス権を確認します。必要なくなった場合は該当する共有を停止し、別経路から権限が残っていないかも調べます。URLを転送できたことと、誰がそのURLで開けるかは別です。可能なら閲覧者アカウントでテストし、権限を最小限に保ちます。
参考資料
