Outlookに同じ件名・同じ内容のメールが2通見える場合、実際に2通届いたのか、同じメールが複数のフォルダーやアカウントから表示されているのかを確認します。原因を確かめる前に一括削除すると、本来必要な返信まで消す危険があります。
同一メッセージか転送された別メールか
2通の差出人、宛先、受信日時、件名、添付の有無を見比べます。片方が転送された別メールなら、本文は同じでも別の配信経路です。従来のOutlookの会話表示では複数フォルダーから関連メールを表示できることがあるため、同じアイテムが二重に配信されたと早合点しないでください。メッセージを開き、保存フォルダーとアカウントも確認します。
受信ルール・複数アカウントを確認
新しいOutlookの［設定］→［メール］→［ルール］、または従来版の［ルールと通知の管理］で、転送・リダイレクトや複数条件のルールが重なっていないか調べます。同じメールアドレスを複数のアカウント設定で受信している場合も確認が必要です。原因調査中にルールをまとめて削除するより、対象条件を記録して一つずつ検証します。
会話表示と実際の重複を見分ける
会話表示を一時的に切り替えて個々のメールを見比べます。受信時刻が同じでも、実際のメッセージが別なら送信側の再送や転送サーバーの可能性があります。Outlookの表示だけで判断できない場合は、管理者にメッセージ追跡が可能か相談してください。表示設定と配送経路の問題を区別しないと再発を防げません。
削除前に原本と送信元を残す
削除前に、どちらのメッセージに返信が付いているか、添付が異ならないか、監査上残す必要がないかを確認します。メール処理ルールを変更したら、テスト送信を1通行い、受信フォルダー・転送先の双方で件数を確認してください。業務上重要なメールでは、重複整理より原本の保全を優先します。
参考資料
