請求書の宛名が違っていた場合は、正しい宛名を確認し、誤送付した版との関係が分かる訂正版を渡します。旧ファイルを上書きして履歴を消すと、送付履歴や入金照合に食い違いが生じます。適格請求書の記載事項に当たる場合は国税庁の修正ルールも確認してください。
宛名のどこが違うか記録する
取引先の正式名称、法人格の位置、部署名、担当者名、送付先メールアドレスを、発注書または相手方の確認により照合します。たとえば「青空株式会社」と「株式会社青空」は異なる表記です。誤った部分が宛名だけか、金額・取引日・登録番号まで含むかを、元の請求番号と一緒に訂正記録へ残してください。誤送信先に第三者が含まれるなら、単なる誤植ではなく情報漏えい対応の要否も確認します。
再発行した版と旧版を区別する
元ファイルは「旧版・送付済み」と明示して保存し、訂正版は別ファイル名にします。例：INV-024_original.pdf と INV-024_corrected_20261101.pdf。番号体系は社内ルールに合わせ、同じ請求を二重に売上計上しないことが重要です。適格請求書発行事業者が交付済みの適格請求書の記載事項を誤った場合、国税庁は、全記載事項を改めて示す方法と、元の請求書との関連性を明らかにして修正事項を示す方法を例示しています。どちらの方法でも、交付した側は当初版と修正版の写しの保存を確認してください。
相手へ訂正通知するときの必要項目
通知には「先に送った請求書番号」「誤っていた箇所」「正しい表記」「訂正版の添付または安全な共有先」「支払金額・期限に変更があるか」を書きます。「先ほどのものは破棄してください」とだけ書くのではなく、どの文書を使用するか具体的に示します。共有リンクを使うなら相手がアクセスできる権限であるかも確かめます。受領済みの回答は送信履歴と関連付けます。
会計記録と文書番号の整合を確認
会計側の売掛金が一件なら、宛名を直しただけで売上伝票や請求をもう一件登録しないでください。請求番号・請求額・消費税・入金先・支払期日を旧版と比較し、修正理由と修正承認者を記録します。適格請求書等には記載事項・写しの保存に関する規則があります。税額や取引そのものが変わる場合は、宛名訂正だけで済むか経理担当者等へ確認します。
参考資料
