見積を口頭で承認されたら、その場で確定したつもりにせず、承認された見積の版・金額・対象範囲を文章で照合します。あとから「そこまで含むと思っていた」という食い違いを防ぐことが目的です。
口頭承認の日時と相手を記録
会話直後に「日時、相手の会社・氏名、電話や会議などの経路、見積番号・版、承認された範囲」を業務メモへ記録します。一般に契約は口頭でも成立し得ますが、契約の種類や法令で書面等が必要な例外もあります。記録を残すことと、承認権限・契約成立の判断は区別してください。話を聞いた社員と、承認権限を持つ発注者が同一とは限りません。たとえば現場担当者が「それでよさそう」と言った段階と、正式発注承認は区別してください。会話録音の扱いは会社規程や法令・相手方への案内に従います。
数量・価格・納期を整理する
見積版を表示し、品目、数量、税抜または税込の金額、追加費用条件、納期、受渡条件、検収方法、見積有効期限を一行ずつ確認します。例：「基本設置5台、追加6台目以降は別料金」「納品後5営業日以内に検収予定」のように、後の判断に使う条件を具体的にします。未決定の項目は空欄にせず「未合意」として別管理してください。
確認メールで合意内容を再確認
確認メールでは「本日お電話で伺った内容は、見積No.Q-012改訂2、対象5台、税込金額○円、希望納期○日、対象外作業は○○という理解です。相違があればお知らせください」と書けます。メールを送った事実は相手の承認の証拠と同じではありません。可能なら注文書・発注システム・返信で正式な確認を受け、社内での受注確定ルールも守ります。
受注後に変更した条件を区別する
承認後に追加作業、数量増、納期変更が出たときは、初回見積を消して作り直すのではなく、変更日・依頼者・旧条件・新条件・追加額の承認をひも付けます。「口頭でOKした」は別条件の一括承認にはなりません。最新の合意条件に沿った注文・請求処理をし、担当者交代時にも追えるよう、受注IDから見積版と確認メールを開ける形にします。
参考資料
