メールに大きい添付ファイルを付けると送信できない場合、送信側と受信側それぞれの容量制限を確認します。メールの本文や宛先が正しくても、添付の合計サイズで拒否されることがあります。
容量超過と添付形式の制限を区別する
- エラーメッセージが容量超過なのか、ウイルス検査やファイル種類の制限なのかを確認します。
- 添付したファイルサイズの合計と、メール送信時のエンコードによる増加を考慮します。
- 相手側の受信制限が送信側より小さい場合があります。
- ZIP化してもサイズが大きい画像・動画はあまり小さくならない場合があります。
添付ではなく共有リンクへ切り替える
- 送信できなかったメールを下書きに保存します。
- 大きいファイルを1つずつ外し、何が容量を増やしているか確認します。
- 組織で許可されたOneDriveなどのクラウド共有リンクへ切り替えることを検討します。
- リンク共有の場合は閲覧権限・期限・組織外アクセスの可否を必ず確認します。
- 必要ならファイルを分割・画像圧縮しますが、提出形式を変えられるか先方へ確認します。
共有リンクの公開範囲を広げすぎない
- 会社の機密情報を私用のファイル転送サイトへ無断アップロードしないでください。
- 添付容量制限を超えないからといって、相手のセキュリティ製品に拒否されない保証はありません。
- ファイルを小さくしたあと、受取人に必要な情報が削れていないか確認します。
受取側の権限とファイルを確かめる
- 小さな添付を付けたテストメールを送るなど、制限原因を切り分けます。
- 最終送信前にリンクの権限を受取人の立場で確認します。
送信前の容量見積もり
ファイルの合計が送信側の表示上限より少し小さくても、メールで添付がエンコードされる際に送信データが増え、相手側の制限に引っかかることがあります。25MBのファイルが必ず25MBのメールになるとは限りません。まずエラー文に上限値があるか、送信側の制限か受信側の拒否かを分けます。
クラウドリンクに切り替える場合は、共有先を「リンクを知っている全員」ではなく、可能なら指定相手に絞ります。相手が会社アカウント以外では開けない運用もあるため、送信前にアクセス方法を伝え、必要な閲覧・ダウンロード権限を確認します。
参考資料
