Googleドライブの共有リンクを送っても「アクセス権をリクエスト」と出る場合、リンクをコピーしたことと、相手への閲覧権限を付与したことは別です。最初に「制限付き」か「リンクを知っている全員」かを確認します。
共有リンクとアクセス権を別々に調べる
- 元ファイルのオーナーと共有相手のGoogleアカウントを確認します。
- ［共有］画面の「一般的なアクセス」が制限付きになっていないか確認します。
- 共有先フォルダの継承権限や組織ポリシーによる制限がないか調べます。社内ユーザーは開けるが社外ユーザーだけ開けない場合は、単なる個別権限不足と分けて組織の外部共有制限を確認します。
- 相手が複数Googleアカウントを使っている場合、開いているアカウントが違わないか確認します。
指定相手が開ける権限を設定する
- Googleドライブで対象ファイルを右クリックして［共有］を開きます。
- 特定の相手だけに渡すならメールアドレスを入力し、閲覧者・コメント可・編集者から適切な役割を選びます。
- リンク共有を使う場合、［一般的なアクセス］を確認し、機密性に合った範囲だけに許可します。
- ［リンクをコピー］して送信しますが、許可範囲を広げ過ぎていないかもう一度確認します。
- 相手のアカウントで開けるか確認してもらい、無関係な人へ開放されていないかも確認します。
アクセスできないからと公開範囲を広げない
- 「リンクを知っている全員」を選ぶと転送先まで閲覧可能になる可能性があります。
- 相手を編集者にすると内容変更や共有設定に影響する場合があるため、必要な権限だけを付与します。
- ショートカットを共有しても、元ファイルへのアクセス権は自動的に付与されません。
招待したアカウントで開けるか試す
- 本人とは別のテストアカウントから、閲覧・ダウンロード・編集の可否が意図どおりか確認します。
- 共有後に誰へ権限を付けたか一覧を保存します。
同じリンクでも人によって開けない例
「閲覧権限をリクエストしてください」と表示される場合、リンクが壊れているとは限りません。Googleドライブで［制限付き］に設定したファイルは、URLを知っているだけでは開けず、共有先に登録されたGoogleアカウントでログインする必要があることがあります。
取引先の担当者に共有した場合は、招待したメールアドレスと実際にログインしたアカウントが一致しているか確認します。広く公開する必要がない資料なら、問題解決のためだけに「リンクを知っている全員」へ変更しないでください。親フォルダーの権限継承や組織の外部共有制限も関係する場合があります。
親フォルダーの権限が原因か確認する
Google公式では、共有フォルダのアクセス権は通常その中のファイルへ継承され、親の共有権限より狭い権限をファイル単位で指定できない場合があります。「制限付き」へ戻す必要がある資料は、親フォルダの公開範囲も点検し、必要なら専用の制限付きフォルダへ移す方法を検討します。
参考資料
